Cómo organizar grandes volúmenes de correo electrónico en Outlook

Outlook tiene una serie de herramientas para priorizar y organizar mensajes de correo electrónico. Carpetas, banderas, reglas y alertas ayudan a organizar sus mensajes de correo electrónico y es bien vale la pena el tiempo para aprender cómo usarlos. Esto hace que sea más fácil para el seguimiento y rápidamente tire hacia arriba de los mensajes en cualquier momento.

Instrucciones

1 Decidir qué carpetas que necesita para crear. Estos deben ser los temas principales de correo electrónico que recibe. El correo electrónico más al día que recibe, las carpetas que más probablemente necesitarán.

2 Crear carpetas al mover el cursor del ratón donde las carpetas son y hacer clic derecho en "carpetas personales". Seleccione "Nueva carpeta" en el menú. Introduzca el nombre de la carpeta y haga clic en el botón "OK".

3 Crear carpetas para organizar varios mensajes de correo electrónico para temas poco comunes. Puede crear más de una carpeta varios y colocarlos en determinadas carpetas temáticas.

4 Copiar los cuatro o cinco carpetas de temas más utilizados a la sección de favoritos. Esto se puede hacer arrastrando la carpeta en la sección "Carpetas favoritas".

5 Filtrar los mensajes de correo electrónico a medida que los recibe o periódicamente durante todo el día. Si un correo electrónico requiere retroalimentación, haga clic derecho sobre él y seleccione una bandera desde la opción "Seguimiento". Una copia de todos los mensajes marcados se pone automáticamente en una carpeta permanente, llamada la carpeta "Para seguimiento", para que pueda ver fácilmente los correos electrónicos que todavía están en posición de seguimiento.

6 Utilizar reglas para mover automáticamente los mensajes a carpetas específicas o que le avise de que un mensaje ha sido recibido. Haga clic derecho sobre un mensaje y seleccionar "Crear regla" en el menú para configurar esta opción.

Consejos y advertencias

• Siempre mantenga su "Bandeja de entrada" lo más vacío posible. Una vez que los mensajes se han leído y seguido el ritmo, ponerlos en sus carpetas correspondientes.
• Añadir una nueva carpeta si comienza a recibir demasiados mensajes de correo electrónico bajo un tema determinado. evaluar constantemente las carpetas que usted tiene que asegurarse de que tiene las carpetas que necesita para filtrar y organizar los mensajes de correo electrónico de manera eficiente.
• Aprender lo más que pueda acerca de las diferentes herramientas que Outlook tiene que ofrecer leyendo el manual, la búsqueda en línea o utilizando la función de ayuda.