Cómo prepararse para una auditoría de licencias de software

el cumplimiento de licencias de software es un gran problema en el mundo de los negocios y muchas empresas se están encontrando frente a las auditorías de software. En el mejor de los casos una compañía llevará a cabo una auditoría de software interno para garantizar el cumplimiento. Sin embargo, es posible que una empresa puede ser objeto de examen por una asociación editor o el comercio debido a una reclamación. En tales situaciones, es importante saber cómo prepararse para una auditoría de licencias de software externo.

Instrucciones

1 Consulte con un abogado especializado en derecho de software antes de la auditoría. Aunque el personal de TI más probable es que tiene el conocimiento de cómo obtener una prueba de compra y la instalación, el asesor legal se aconseja para asegurarse de que todas las medidas correctivas se realizan correctamente y no poner en peligro aún más la investigación.

2 Determinar quién será la realización de la auditoría de licencias de software. Las dos organizaciones principales que llevan a cabo las auditorías de software son la Business Software Alliance (BSA) y la Asociación de Software y la Información (SIIA). ¿Qué organismo lleva a cabo la auditoría depende de la forma en que se inició y para quien alegó problemas de cumplimiento se informó.

3 Pedir una agenda para la auditoría externa. Utilice esta información para llevar a cabo una auditoría interna antes de tiempo, la creación de un registro y reporte que detalla el proceso. Esto ayudará a asegurar que todos los temas del programa se han abordado satisfactoriamente.

4 Inculcar a todos los empleados la importancia del proceso. Hágales saber que se espera de cooperar con el auditor, sino que pueden hablar con el enlace de orientación para responder a cualquier pregunta que se le puede pedir.

5 Preparar toda la documentación pertinente y tenerlo disponible para el auditor independiente. Junto con sus procedimientos operativos, los papeles de auditoría interna y la información del proveedor, usted tendrá que proporcionar el software registra e inventarios más reciente.

6 Asignar y capacitar a un enlace que esté disponible para el auditor. Un enlace debe actuar como un intermediario para transmitir y responder a cualquier pregunta que el auditor puede tener y para ayudar a la carrera de auditoría generalmente más suavemente. A menudo, los auditores independientes tendrán que tener una comprensión de los procedimientos y políticas de una empresa para captar plenamente la documentación que está revisando.

7 Determinar una línea de tiempo con el auditor y designar un espacio de trabajo para él. Asegúrese de que le proporcione acceso a Internet (si se solicita), una fotocopiadora, teléfono y cualquier otro material de oficina que pueda necesitar.

Consejos y advertencias

• No trate de comprar licencias adicionales de software Si descubre que no tiene suficiente. Una vez que una auditoría se ha programado, la concesión de licencias de retroactividad es equivalente a la falsificación de documentos.