Cómo responder a un correo electrónico enojado

El remitente de un correo electrónico no puede ver o escuchar que mientras redacta un mensaje, por lo que es fácil para él escribir algo en la ira que no iba a decir a la cara. Si se encuentra con este tipo de correos, no lo tome como algo personal. Responder de manera serena y profesional para evitar la escalada de la situación. Puede ser tentador para responder de la misma cuando se sienta despreciaste y centrarse más bien en la resolución del problema en lugar de volver a estar en la persona, en particular cuando se trata con los clientes.

Pensar las cosas antes de responder al correo electrónico

En respuesta inmediatamente después de leer un correo electrónico enojado puede causar más daño que bien. Tómese su tiempo para responder a un correo electrónico enojado para calmarse, pensar racionalmente acerca de su respuesta y averiguar el propósito del correo electrónico. Si el correo electrónico es de alguien que está ventilando la frustración en usted o el intento de incitar a que en un conflicto, una réplica inmediata, enojado se extiende solamente asuntos. A menos que el correo electrónico requiere una respuesta rápida, por ejemplo, cuando un cliente enojado tiene un problema válido, componer sus pensamientos antes de responder.

Mantenga su respuesta breve y al punto

Sea breve y profesional en su respuesta para evitar antagonizar el receptor más. No se centre en la ira o cualquier comentario abusivo, sino atender a la preocupación expresada al remitente. Si el escritor tiene un punto válido, como recibir un mal servicio al cliente, reconoce que entiende el problema y le aseguro que se está abordando. Si la persona está tan enojado que es difícil de discernir lo que le molestaba, pedir una aclaración. Al ser educado en su respuesta y asegurando la persona que va a hacer frente a su problema, puede desactivar la situación.

Mantenga sus emociones bajo control cuando responde

Incluso cuando el remitente del correo electrónico hace observaciones personales sobre usted, evite hacer comentarios incendiarios a cambio; el resultado es probable que sea un intercambio de calor que no beneficiará a nadie. Evitar suposiciones o ataques personales en su respuesta, sobre todo si el correo electrónico es de un cliente o colega. En respuesta a las amenazas o lenguaje abusivo puede tener ramificaciones legales para su negocio. Esto no quiere decir que usted tiene que soportar un abuso del remitente sin embargo. Si se sobrepasa claramente sus límites en el correo electrónico, recordarle firmeza de las consecuencias si persiste en hacerlo. No hay ninguna razón para ser amenazante, pero se debe dejar en claro que el abuso no se puede tolerar, ya que no es conducente a la solución del problema.

Se centran en el problema y no la persona

Al centrarse en el problema y explicar al remitente cómo se puede resolver, se puede evitar que se convierta en más enojado. Si el problema es algo que el remitente hizo mal, explicarlo a él sin tratar de hacer que se sienta tonto o inferior en el proceso. Si el problema es el resultado de algo que hizo mal, poseer hasta su error y explicar cómo va a rectificar. En un entorno empresarial, no trate de pasar por alto el problema o echar la culpa; en lugar reconocer el problema y asegurar al remitente que va a ser tratado. No haga promesas que no pueda cumplir; esto sólo empeora las cosas.