Cómo escribir facturas

Puede crear facturas utilizando una costumbre o pre-hechos plantilla y QuickBooks, Microsoft Word o Microsoft Excel. Quickbooks almacena automáticamente todas las plantillas de la empresa, que le proporciona una factura limpia para cada transacción. Del mismo modo, puede crear una plantilla en Word y guardar cada factura escrito con un nombre diferente; la plantilla vuelve al blanco después de cada uso. Excel-creado facturas calcular los totales de forma automática, y también se pueden guardar como plantillas para su uso continuado.

Instrucciones

El uso de Microsoft Word 2010

1 Abrir un nuevo documento de Microsoft Word. Haga clic en el botón de menú Insertar en la parte superior de la pantalla. Seleccione la opción "Imagen" y recoger su insignia de la lista. Haga clic en "Aceptar" para importar el archivo.

2 Organizar su logotipo en el centro, lado izquierdo o derecho de la pantalla, lo que se vea mejor en función del tamaño, la forma y la información contenida en el logo. Si usted no tiene un logotipo, o su logotipo no contiene el nombre completo de su empresa, elija una fuente en el menú desplegable "Fuente" y escriba el nombre de su empresa junto al logotipo.

3 Escriba la información de contacto de negocios incluidos los números de teléfono y de fax, correo electrónico y direcciones de sitios web debajo del nombre de la empresa. Ajustar el tamaño de fuente de la razón social y la información hasta que el nombre es prominente y los detalles son lo suficientemente grandes como para ver con claridad. toda la cabecera sólo debe tomar alrededor de dos pulgadas de espacio en la parte superior de la página.

4 Posicionar el cursor una o dos filas por debajo de la cabecera, tipo "Fecha:" presiona "Enter". Tipo "Nombre del cliente:", pulse "Enter"; escriba "Dirección de clientes:", pulse "Enter"; y tipo "Condiciones:" y presionar "Enter".

5 Haga clic en el botón de menú "Tabla" en la parte superior de la pantalla y elegir la opción "Insertar tabla". Dar formato a la tabla para incluir el número de columnas que va a necesitar. El número de columnas necesarias depende de la cantidad de información que le gustaría que figura en el recibo; por ejemplo, es posible que desee incluir "Nombre del artículo", "Descripción" y "Cantidad". Elegir 15 filas y rellene el círculo de "Autoajustar a la ventana." Haga clic en Aceptar".

6 Escriba los títulos de las columnas en la fila superior, y la palabra "total" en la celda inferior de la fila-penúltimo. Haga clic en cualquier lugar de la tabla y elija "Propiedades de la tabla". Haga clic en el botón "Bordes y sombreado" y elegir la opción "Ninguno" en la pestaña "Bordes" si desea quitar la cuadrícula de la tabla. De lo contrario, deje las líneas de división en su lugar.

7 Haga clic en el botón del menú "Archivo" y seleccione "Guardar como". Nombre del documento, a continuación, elija "Plantilla de documento" en el menú desplegable "Guardar como tipo". Haga clic en el botón "Guardar".

8 Abra el software, haga clic en el botón del menú "Archivo" y seleccione "Nuevo". Seleccione la opción "Plantillas en mi equipo" y abrir el archivo de plantilla guardada.

9 Escriba la fecha de la factura, el nombre y domicilio del cliente, y los términos de la factura. Escribe los artículos, descripciones y detalles y llenar el campo "Total" en la parte inferior de la factura. Guardar e imprimir la factura.

El uso de Microsoft Excel 2010

10 Abra Microsoft Excel 2010 y escriba su nombre de la empresa en la celda A1. Mantenga pulsada la tecla "Ctrl" y presionar "Enter". Llene cada componente de su información de contacto, al pulsar la tecla "Ctrl + Enter" entre cada línea.

11 Tipo "Fecha:" en la celda A3, "Nombre del cliente:" en la celda A4, "Dirección de clientes:" en la celda A5 y "Condiciones:" en la celda A6.

12 Escriba los encabezados que le gustaría incluir en su factura través de la fila ocho. Incluir encabezados tales como "Nombre del artículo", "Cantidad", "Descripción", "Rate" y "Cantidad". Arrastrar las líneas entre las columnas de un tamaño adecuado para cada elemento. Por ejemplo, la columna incluyendo la descripción del artículo debe ser más largo que el que incluye la cantidad del artículo. Cambiar las fuentes de cabecera si se desea.

13 Resalte la celda A1 y cada célula través de la fila que corresponde con sus cabeceras en factura. Si usted tiene cinco cabeceras, resaltar las celdas A1-E1. Haga clic en el botón "Combinar y centrar" en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla. Seleccione una fuente que representa su negocio y ajustar los tamaños de fuente de su nombre comercial y la información de contacto. Arrastre la línea divisoria entre las filas uno y dos hasta que pueda ver toda su información de contacto y nombre de la empresa.

14 Dar formato a las celdas numeradas. Seleccione cada sección de las células que van a contener elementos numerados, haga clic derecho, seleccione "Formato de celdas" y elegir "moneda", "número" o "fecha". Escoja el formato deseado en el menú desplegable.

15 Haga clic en "Archivo" y seleccione "Vista preliminar" para ver cuántas filas tendrá a su disposición por la publicación de artículos. Cierre la pantalla "Vista preliminar" y note donde han aparecido las líneas de puntos en su documento. Tipo "Total" en una celda cerca de la parte inferior de la pantalla, a la izquierda de la columna campo "Amount". Seleccione las celdas en la columna "Cantidad", incluyendo la última celda contigua a la celda que ha escrito "total" en, y haga clic en el botón "Autosuma" para insertar un formato total. se insertará automáticamente su total general para todos los artículos en esta celda.

dieciséis Haga clic en "Archivo" y seleccione "Guardar como". Elija "plantilla" del menú "Guardar como tipo" desplegable, introduzca un nombre para la plantilla y haga clic en "Aceptar" para cerrar.

17 Abra el archivo de plantilla y escriba la fecha, el nombre y domicilio del cliente y las condiciones en las células aplicables.

18 Escriba el nombre del artículo, cantidad, descripción, tasa y total en cada fila. Guardar e imprimir la factura.

El uso de QuickBooks 2011

19 Haga clic en el enlace "Crear Facturas" en la pantalla de inicio de QuickBooks.

20 Escriba el nombre del cliente en el "Cliente: Trabajo" campo. Crear un nuevo cliente si es necesario. La dirección del cliente debe aparecer en el campo "Para Bill". Elija la plantilla correcta en el menú desplegable.

21 Introduzca la fecha de la factura en formato dd / mm / aaaa y el número de factura en los campos marcados. Quickbooks inserta automáticamente el siguiente número de la factura esperada.

22 Escriba un número de pedido y seleccione las condiciones de pago correcto en el menú desplegable.

23 Escriba el nombre de cada artículo único y cantidad en la sección principal de la factura. Si ha escrito una descripción al crear cada artículo que aparecerá automáticamente en el campo "Descripción", al igual que la tasa de ese elemento. Crear un nuevo elemento si es necesario. Seleccione la opción "Crear nuevo" en el menú desplegable "Punto".

24 Haga clic en el botón "Añadir Tiempo / Costes ..." si previamente asignado tiempo o costos para el trabajo. Elige cualquiera de los elementos de la lista para agregar las entradas a la factura.

25 Confirmar la cantidad total a pagar y haga clic en "Guardar y Cerrar" si ha terminado la creación de facturas o "Guardar y Nuevo" para abrir otra plantilla de factura en blanco.

Consejos y advertencias

• Casi cualquier versión de Word, Excel o QuickBooks se puede utilizar después de procesos idénticos o similares.