Cómo convertir un documento de Word a un archivo de Ayuda

July 7

archivos de ayuda, o sistemas de ayuda en línea, son cada vez más el formato estándar para la comunicación de información e instrucciones de una manera organizada e intuitiva. En un archivo de ayuda, puede navegar a través de los temas clave o buscar información específica más fácilmente que en un archivo de Microsoft Word o PDF. archivos de ayuda no son más que las páginas Web HTML que se compilan en una interfaz que permite la organización y búsqueda. Hay varias herramientas disponibles para convertir la información en un documento de Word en un archivo de ayuda compilado, HTML.

Instrucciones

Preparación

1 Organizar la información en el documento de Word de manera que se puede navegar fácilmente en el archivo de ayuda. Esto incluye determinar qué partidas serán temas separados, y por lo tanto, las páginas separadas, en el archivo de ayuda; la creación de enlaces y referencias cruzadas dentro de páginas de temas; y la estructuración de la jerarquía de los encabezados de contenido para que la información fluye correctamente.

2 Asegúrese de que todos los títulos, los encabezamientos y los párrafos del documento de Word se les asigna un estilo. (Por ejemplo: Título 1, Título 2, del texto del mensaje, nota, etc.) Esto permite que el software de conversión para asignar un conjunto de reglas de estilo en el documento de Word a un nuevo conjunto de reglas de estilo en el archivo de ayuda. A partir de esto, el archivo de ayuda definitiva mostrará un aspecto limpio y consistente.

3 Seleccione una herramienta de software para realizar la conversión. Las aplicaciones de software que convierten documentos de Word a archivos de ayuda HTML, van desde los programas simplificados pequeña cuota para más costosas soluciones de nivel empresarial.

4 El diseño de la estructura, diseño y el aspecto general y la sensación de que usted desea para el archivo de ayuda. Es una buena idea para esbozar sus ideas en papel antes de diseñar la herramienta de conversión.

Conversión

5 Determinar las ubicaciones del equipo del documento de Word origen y el destino para el nuevo archivo de ayuda y soporte de conversión de archivos. Es importante asegurarse de que está seleccionando el archivo correcto y de que sabe dónde se van a crear los archivos de salida.

6 Definir los estilos de texto para su archivo de ayuda en el software de conversión. Esto incluye el tipo de letra, tamaño de fuente, color y cosas por el estilo negrita y subrayado. Todos los elementos en el archivo de ayuda, incluidas sus denominaciones, pasos, listas con viñetas, notas al pie y el cuerpo del texto, deben tener sus estilos definidos.

7 Diseñar el aspecto de su archivo de ayuda en el software de conversión. Esto puede variar en función de la sofisticación del software de conversión que está utilizando. Muchas de las herramientas que le permiten personalizar los colores en la partida bares, ubicación de los elementos de texto e imágenes y marcas de agua en cada página.

8 En el mapa los estilos de texto en el documento de Word a los estilos de texto correspondientes para el archivo de ayuda. Puede enlazar estos estilos en el software de conversión. Esto asegura que cada elemento de texto importado del documento de Word siempre se convierte y se muestra la forma en que haya definido para el archivo de ayuda.

9 Configurar las características que desea que aparezca en el archivo de ayuda. Las características típicas incluyen una vista del contorno de los temas, un índice y un campo de búsqueda. Otras opciones están disponibles y las herramientas de software de conversión más sofisticadas permiten crear opciones personalizadas utilizando JavaScript.

10 Convertir el documento de Word en el archivo de ayuda para utilizar el software de conversión. Este proceso de conversión puede tardar varios minutos en ejecutarse, dependiendo del software de conversión y el tamaño y la complejidad del documento de Word.

Solución de problemas y de limpieza

11 Corregir los errores que se produjeron durante la conversión. Los errores son comunes al convertir documentos de Word a archivos de ayuda. La mayoría de las herramientas de software de conversión de archivos de registro proporcionan para ayudar a determinar la naturaleza del error y la manera de corregirlo.

12 Revisar el archivo de ayuda. Comprobar cada página para asegurarse de que la conversión ha funcionado correctamente y aparece todo el contenido. También puede encontrar los cambios que le gustaría hacer a la estructura y la navegación. Puede ser difícil anticipar cómo un archivo de ayuda se ven y funcionan hasta que se haya creado.

13 Prueba de los enlaces en el archivo de ayuda, incluyendo la tabla de contenidos e índice, así como las referencias cruzadas en cada página del tema. A veces, los enlaces pueden ser definidos de forma incorrecta y que tenga que ser corregido en el documento de Word.

Consejos y advertencias

Microsoft proporciona una utilidad libre para trabajar con archivos de ayuda en línea llamado HTML de Microsoft taller. Esta herramienta le permite cambiar ciertas opciones de configuración en el archivo de ayuda sin tener que convertir el documento de Word nuevo. Dependiendo de la sofisticación de su software de conversión, HTML Help Workshop podría proporcionar algunas opciones que no están disponibles en el software de conversión.
Crear una copia de seguridad del archivo de Word antes de intentar convertirlo en un archivo de ayuda. Esta precaución puede evitar que pierda su trabajo si se daña el archivo u otros errores graves se producen durante la conversión.
Los detalles de estos pasos, así como el orden en que debe realizarlas, podrían variar ligeramente en función de lo que el software de conversión que está utilizando.