Cómo hacer coincidir los tipos de datos para prepararse para la importación de datos en Access

bases de datos Microsoft Access tienen una característica que permite la importación de datos de hojas de cálculo u otros archivos de datos. Acceso a tratar de adivinar el tipo de datos que aparecen en una columna en particular, pero puede no detectar errores. Las conversiones falsas resultantes son difíciles de encontrar, y si generalizada, comprometen la utilidad de los datos. Tales errores pueden reducirse si los datos se pone en un formato particular, todas las entradas de una columna son del mismo formato, y el acceso está estructurado para leer ese formato y asignar el tipo de datos correcto para la columna en la que los datos residirán.

Instrucciones

1 Examinar los datos para asegurarse de que está estructurado para formar filas horizontales de datos, y las columnas verticales de tipos de datos. Comprobar los datos para asegurarse de que cada registro tiene el mismo tipo de datos en el mismo lugar, un registro de ser una fila de la tabla, u hoja de cálculo o una línea en un archivo delimitado. Compruebe si las columnas de datos en los registros tienen designaciones de campo único, y si lo hacen, asegúrese de que estos nombres de campo aparecen en la primera línea de los registros. Compruebe que los nombres de campo no tienen espacios, no comience con los números y no contienen puntuacion.

2 El acceso abierto, y crear una nueva base de datos. Seleccione la pestaña "Tablas", haga clic en la ventana y seleccione "Importar". Seleccione la tabla, hoja de cálculo o archivo delimitado que desea importar, y comprobar los nombres de campo que el asistente de importación ha elegido para usted, asegurándose de que corresponden a la primera línea de su archivo. Si el archivo importado no tuvo una primera línea con los nombres de campo, comprobar que Access ha asignado correctamente sus propios nombres de campo.

3 Haga clic en el botón "Siguiente", y verificar los tipos de datos de campo. Cambiar los nombres de campo si no son lo que quieres. Cambiar los tipos de datos que el acceso tiene asignadas, con base en el análisis de sus datos. Seleccione el tipo de datos correcto en el menú desplegable en el cuadro tipo de datos. Asignar el "texto" tipo de datos si los datos no se ve correctamente, y se requerirá ningún cálculo con el valor de los datos. Marque la casilla "No importar este archivo" si una columna no debe ser importado.

4 Haga clic en "Siguiente" y compruebe si el acceso ha asignado correctamente una clave principal, un identificador único para cada registro, a los datos. Si los datos tiene una clave principal, asegúrese de acceso lo ha identificado. Si usted no tiene una clave principal en sus datos, seleccione el botón de opción "Permitir a Access agregar la clave principal", y ver a Access agregar una columna de números corriendo para identificar cada registro.

5 Haga clic en "Siguiente", y compruebe el nombre del asistente de importación de acceso ha asignado para su tabla de datos. Cambiar el nombre a la que usted desea. Haga clic en "Finalizar", y ver si ha habido algún error durante la importación - Access abrirá una ventana aconsejó dónde encontrar un archivo que detalla los errores. Si se han producido errores, porque los datos no pudieron ser identificados, ya sea cambiar los datos de forma manual en la base de datos Access, o cambiar el formato de los datos en el archivo original, e importar de nuevo.

Consejos y advertencias

• Si no necesita realizar cálculos con fechas, pero todavía quiere que ordenar correctamente, el formato como texto, y se anota como el año / mes / día.
• Si los datos no son consistentes, lo que significa que cada entrada en una columna debe ser el mismo formato y tipo de datos, la base de datos de acceso importado puede ser inútil, dependiendo de la gravedad de las inconsistencias son.