¿Qué es una hoja de cálculo y cómo funciona?

Si necesita organizar una gran cantidad de datos de manera significativa, utilizando una hoja de cálculo puede ser de gran ayuda. Una vez que haya organizado los datos de la forma que desee, puede mostrarlo como gráficos o tablas para ayudas visuales en presentaciones. También tiene control completo sobre cómo los datos se muestran cuando se imprima. Utilice la opción "Vista preliminar" para ajustar con precisión cómo se mostrará la hoja de cálculo cuando se imprima.

sobre las hojas de cálculo

Una hoja de cálculo consta de columnas identificadas con las letras y las filas marcadas con números. Cada unidad en la hoja de cálculo se llama una célula, y cada célula está dirigido con coordenadas que vienen de la información de la columna y la fila, como "A3 de células" o "G25 celular." El uso de este diseño básico, se puede introducir y analizar una gran cantidad de datos, numéricos y alfabéticos. Las hojas de cálculo se utilizan sobre todo al manejar una gran cantidad de datos numéricos, aunque algunas personas también pueden utilizarlos para otros fines de organización de datos, como hacer el seguimiento de la información de contacto para un grupo grande.

Ingresando datos

Para introducir datos en una celda, simplemente haga clic en la celda una vez con el ratón, a continuación, comience a escribir. Usted verá los datos aparecen a medida que escribe, al igual que lo hace cuando se utiliza un programa de procesamiento de textos. Para pasar a la siguiente celda, puede hacer clic en cualquiera de la siguiente celda con el ratón o utilice la tecla "Tab" en su teclado. Si introduce una gran cantidad de datos en la hoja de cálculo, y luego darse cuenta de que debe haber incluido una columna o fila adicional, la mayoría de los programas de hojas de cálculo le permitirá insertar una columna o fila a voluntad. También puede eliminar columnas o filas, o simplemente ocultarlos si la información será útil más tarde, pero no es necesario para ver ahora mismo.

Datos de formato

Si ha utilizado un procesador de textos antes, que está familiarizado con el formato de texto. Las hojas de cálculo le permiten hacer lo mismo con todos los datos que introduce en ellos. Dado que, filas ininterrumpidas largos y columnas de datos pueden ser confusos, puede utilizar los colores de fuente y colores de fondo para llamar la atención sobre las diferentes partes de la hoja de cálculo. También puede cambiar las fuentes, tamaños de texto, y utilizar el texto en negrita, cursiva o subrayado para hacer su punto. En algunas ocasiones, puede que le resulte útil para fusionar las células juntas. Por ejemplo, si usted tiene una gran mesa de figuras para agregar juntos, es posible que desee las células en la parte inferior para ser una sola célula que dice "TOTAL" en negrita.

fórmulas

La introducción de sus datos en una hoja de cálculo le ayuda a mantenerlo organizado. Las hojas de cálculo pueden hacer ecuaciones matemáticas para usted también. Como un simple ejemplo, pensar en su talonario de cheques. Puede escribir toda la información en una hoja de cálculo que normalmente se escribe en su chequera: una columna para el nombre de la cuenta, la cantidad de dinero añadida o sustraída de su cuenta y un total acumulado de lo que hay en su cuenta corriente. Mediante el uso de una simple fórmula de "SUM" en la parte inferior de la hoja de cálculo, todo lo que tiene que hacer es escribir una entrada para cada crédito o de débito, y la célula "SUM" mantendrá una cuenta corriente de exactamente lo que está en su cuenta de cheques. Las fórmulas se basan en las coordenadas de células que utiliza para suministrar datos. Por ejemplo, para escribir una fórmula "Suma" de los contenidos de la columna D, escriba "= SUMA (D1: D6) o" Sin embargo, muchas células que ha escrito datos en en la columna D. No importa cómo los datos de dichas células cambios , la célula que ha escrito la fórmula mostrará en la cantidad correcta. Esa es la belleza de las fórmulas, y una gran parte de la belleza de las hojas de cálculo.