Cómo utilizar Excel como una base de datos

La misma forma de tabla que Excel utiliza para almacenar números y fórmulas también se puede utilizar para construir una base de datos de información de búsqueda de cartera para su negocio o uso personal. columnas de hoja de cálculo de Excel pueden funcionar como los campos en una base de datos que describen las propiedades o atributos de la información que desea almacenar. Cada fila representa un registro de hoja de cálculo o completa descripción de un elemento de la base de datos. Una vez creada la base de datos, puede agregar elementos adicionales o desplazarse por las entradas utilizando la herramienta Formulario de Excel.

Instrucciones

Poblar su base de datos

1 Abrir una nueva, hoja de cálculo en blanco para usar como base de datos.

2 Escriba un nombre único para cada campo en la base de datos en columnas separadas. Cada columna de la hoja contendrá un poco de información acerca de cada elemento se va a almacenar. Por ejemplo, si desea crear una base de datos de su música con el título, nombre del artista, género y año de lanzamiento de cada CD es el propietario, tipo "Título" en la celda A1, "artista" en B1, "Género" en C1 y "Año" en D1. En conjunto, los campos representan una tabla de base de datos.

3 Escriba los datos para cada elemento en su base de datos. Por ejemplo, si tiene un Boston CD 2001 Pops llamado "Lo mejor de Broadway," tipo "Lo mejor de Broadway" en una fila dentro de la columna "Títulos", "Boston Pops" en la misma fila en "artista", "Broadway" en "Género" y "2001" en la columna "Año". Cada fila se agrega a la hoja de cálculo representa un nuevo registro de base de datos.

Agregar nuevos registros Uso de la herramienta Forma

4 Haga clic en el botón "Inicio", "Opciones" y luego "Barra de herramientas de acceso rápido."

5 Seleccione "Todos los comandos" de los "Comandos disponibles de la" lista desplegable.

6 Haga clic en "Forma", "Agregar" y luego "Aceptar" para agregar el botón Formulario de la barra de herramientas de acceso rápido.

7 Haga clic en cualquier celda ocupada dentro de su base de datos y luego en el botón "Formulario". Excel genera automáticamente un formulario que contiene los campos de la base y su primer registro.

8 Añadir un nuevo artículo a su base de datos con el formulario. Haga clic en "Nuevo", escriba los datos para cada campo del nuevo registro y haga clic en "Cerrar".

Desplazarse a través de su base de datos

9 Haga clic en cualquier celda dentro de su base de datos y luego el botón "Formulario".

10 Haga clic en los botones "Buscar siguiente" para ver el siguiente elemento de la base de datos.

11 Haga clic en los botones "Buscar anterior" para ver los registros anteriores.

Consejos y advertencias

• atajos de teclado de uso de Excel para buscar un elemento específico en sus datos o navegar a través de él. La función de búsqueda puede ayudar a localizar un elemento en su base de datos. Por ejemplo, si usted está buscando para un CD de un artista específico, pulse la tecla "Ctrl-F", escriba el nombre del artista en el cuadro de entrada con la etiqueta "Encontrar qué", y luego presione "Enter". Para añadir un nuevo elemento a su base de datos, pulse la tecla "Ctrl-Fin" y luego "Enter" para mover el cursor a la siguiente fila vacía en la base de datos de hoja de cálculo.
• La información en este artículo se aplica a Excel 2013. Puede variar ligeramente o significativamente con otras versiones de Excel.