Cómo seleccionar un paquete de software de inventario

El control del inventario es una herramienta sofisticada gestión financiera. inventario de software ha hecho posible que las empresas realizar más cálculos complejos y útiles que ayudan a predecir negocio. Un buen control de inventario también ayuda a la pérdida de control, aprovechar los descuentos y evitar el desabastecimiento. Las empresas con una gran cantidad de inventario, tales como operaciones de venta al por menor o de almacén, pueden necesitar un sistema propio que se desarrolla a sus especificaciones y se integra con las ventas y los módulos de contabilidad de un sistema de gestión de equipo más grande. Las pequeñas empresas o negocios que tienen requisitos mínimos de inventario probablemente encontrarán que es más asequible para comprar un sistema off-the-shelf.

Instrucciones

Selección de un sistema propietario, Personalizado

1 Evaluar las necesidades de inventario de su negocio. Asegúrese de hablar con las personas que gestionan y controlan el inventario junto con los gerentes financieros de la empresa. Haga una lista de todos los productos que tienen que ser inventariados. Crear un diagrama de flujo de la forma de inventario viaja a través de su empresa e identificar las etapas en las que se llevan a cabo inventarios. Una lista de todos los datos financieros que se necesita de su inventario, incluyendo datos de ventas, rotación de inventario, el inventario de tiempo de espera, mínimo y máximo de los niveles de existencias y el espacio de almacenamiento disponible. El sistema de inventario de software que seleccione tendrá que ser capaz de manejar todos estos cálculos. Usted también lo puede necesitar para crear calendarios que le permiten tomar ventaja de las órdenes a granel y los días de descuento. Determinar si se necesita el sistema de inventario para ser una parte de su sistema de punto de venta para que el inventario se calibra en tiempo real con las ventas ya que están hechos.

2 Crear una matriz de características que necesita el software para tener. Califique cada función en lo esencial que es para la gestión de las necesidades de gestión de inventario de su negocio. Esta lista se convertirá eventualmente en una parte de su solicitud de propuesta (RFP), y la matriz le ayudará a evaluar las solicitudes de propuestas que recibe.

3 Evaluar su sistema informático actual. ¿Qué es capaz de manejar? ¿Cuáles son sus características? Registrar toda esta información. Usted tendrá que asegurarse de que su sistema informático actual puede manejar el nuevo software de inventario.

4 Crear una solicitud de propuesta. En el PP es un documento formal, por escrito que detalla las especificaciones del artículo que desea comprar, en este caso, el software de control de inventario. Se le dirá vendedores lo que está buscando, y que puede responder con una propuesta sobre cómo pueden satisfacer sus necesidades. Debido a que a veces se tiene que revelar información sobre su negocio que usted no quiere que los competidores tienen, RFP pueden tener documentos legales como la propiedad intelectual y no divulgación y Condiciones papeles. Algunas plantillas de RFP están disponibles en los libros de texto de negocio y en Internet, pero usted desea utilizarlos sólo como una guía y desarrollar su solicitud de propuesta para satisfacer las necesidades de su empresa.

5 Compilar una lista de proveedores de software de buena reputación. Precalificar a ellos mediante el desarrollo de una lista de control que se utiliza para evaluar cada una de ellas. Las preguntas de la lista de control deben abordar el tiempo que el vendedor ha sido de alrededor, cómo hasta a la fecha de su oferta de software son, la ubicación del proveedor, la reputación del proveedor, la disponibilidad de asistencia técnica y la flexibilidad de formatos que ofrece.

6 Enviar la solicitud de ofertas a los proveedores de calificación. Distribuir su solicitud de propuesta a través del correo, correo electrónico, en una reunión con todos los proveedores actuales o por tener uno de sus representantes de la empresa visitar personalmente a cada proveedor y hablar con él acerca de sus necesidades.

7 Evaluar las solicitudes de propuestas que se reciben. Reducir sus opciones a dos o tres sobre la base de lo bien que cumplen con las necesidades de su empresa y el costo del programa. Dependiendo del tamaño de su organización, un comité puede ser responsable de la evaluación de las propuestas. Los representantes de los departamentos afectados serían una parte de la comisión.

8 Probar el software de los dos o tres proveedores que elija a partir de las solicitudes de propuestas. Este es un buen momento para descubrir cómo responda el personal de asistencia técnica sería la de tus preguntas, lo flexible que los vendedores son y si se pueden hacer cambios en un sistema mientras se está aplicando. Tienen los empleados que van a utilizar el sistema sea parte de la prueba.

La selección de un Off-Programa-Shelf

9 Determinar las necesidades de inventario de su negocio. Lista exactamente lo que necesita un sistema de inventario para llevar a cabo, los tipos de informes que desea que genere y que funciona inventario se espera que el programa de software para manejar. Por ejemplo, es posible que se tenga que incluir un lector de código de barras para que los empleados pueden utilizar un escáner para hacer un inventario. El programa también puede ser que necesite para generar y emitir órdenes de compra.

10 Hablar con sus socios de negocios y pedir recomendaciones. Si usted pertenece a una asociación, pedir a otros propietarios de negocios y gerentes de software de inventario de lo que han demostrado ser efectivas. Su asociación también podría tener una lista de proveedores recomendados y programas de software.

11 Asistir a ferias comerciales. Visita el piso de comercio y buscar a los proveedores de programas de software de inventario. Hablar con los vendedores en la cabina y pedirles que demostrar las características de su programa.

12 Evaluar los programas que fueron más recomendados y que parecen adaptarse mejor a las necesidades de control de inventario de su negocio. Califique cada uno de los factores que ha identificado antes de comenzar a hablar con otras personas. Comparar las calificaciones al precio. Determinar si el programa de software se ejecutará en el sistema informático actual o si se requeriría una actualización.

13 Comprar el programa que mejor se adapte a sus necesidades. Hablar con el proveedor para averiguar qué tipo de licencia que deberá firmar para usar el programa de manera eficaz en su negocio.