Cómo hacer copia de seguridad de Microsoft Office Outlook para una unidad externa

Si tiene datos importantes en Microsoft Outlook que desea proteger, puede crear una copia de seguridad de esa información mediante la exportación a un archivo de carpetas personales (.pst identificado por la extensión). Este archivo puede ser almacenado en una unidad flash o disco duro externo, y puede ser actualizado periódicamente.

Instrucciones

1 Conectar la unidad externa a la computadora.

2 Abra Microsoft Outlook y seleccione "Importar y exportar ..." en el menú Archivo en la parte superior. Esto abrirá el Asistente para importación y exportación.

3 Seleccione "Exportar a un archivo" de las opciones disponibles, y haga clic en "Siguiente". En la siguiente pantalla, seleccione "Archivo de carpetas personales (.pst)" de las opciones y haga clic en "Siguiente" de nuevo.

4 Seleccione las carpetas que desea exportar cuando la pantalla siguiente aparece. Si desea realizar una copia de seguridad de todos los carpetas a la vez, haga clic en la carpeta superior (que lleva el nombre de carpetas personales de forma predeterminada). Marque la casilla junto a "Incluir subcarpetas" para respaldar sus carpetas exactamente como los tiene dispuestos actualmente. Una vez que haya hecho su selección, haga clic en "Siguiente".

5 Seleccione la ubicación en el archivo backup.pst se va a crear. Puede utilizar la ubicación predeterminada de Outlook sugiere y copiar el archivo de copia de seguridad en su disco duro externo posterior, o haga clic en el botón "Examinar ..." y seleccione la unidad externa para hacer copia los archivos directamente a la unidad. Haga clic en "Finalizar", a continuación, haga clic en "Aceptar". El archivo de copia de seguridad se denomina "backup.pst" en la ubicación seleccionada. (Si ha creado la copia de seguridad en su equipo, haga clic en el nuevo archivo y arrastrarlo a la unidad externa para copiarlo.)

6 Repita este proceso cada vez que desee realizar una copia de seguridad de sus archivos. Si se utiliza el mismo archivo de copia de seguridad en el mismo lugar, asegúrese de seleccionar "Reemplazar duplicados con los elementos exportados" antes de seleccionar "Finalizar". Esto mantendrá sus datos actualizados sin crear entradas duplicadas.

Consejos y advertencias

• De acuerdo con el sitio web de Microsoft, para Outlook Verson 2002 y más adelante hay una herramienta separada de carpetas personales de Microsoft Outlook de copia de seguridad disponible como una descarga gratuita de Microsoft. (Ver más abajo.) Esta herramienta se integra con Outlook y simplifica el proceso de copia de seguridad mediante la adición de una opción "Backup" para el menú Archivo de Outlook. También se puede configurar para recordarle periódicamente una copia de seguridad de los archivos. Sólo tiene que descargar e instalar la herramienta, y siga las instrucciones, que serán similares a los pasos anteriores.