Cómo combinar Acceso campos con documentos de Word

Utilizando los datos de su base de datos Access en Microsoft Word ahorra tiempo. En lugar de volver a escribir el contenido de la tabla de Access (en Word), se puede utilizar la combinación de correspondencia de Word para personalizar documentos para envíos masivos. Antes de combinar sus campos de acceso con Word, debe crear la base de datos de acceso y la tabla que necesita. La creación de su documento de antemano le puede ahorrar tiempo. Las siguientes instrucciones se aplican a la fusión de un documento de Word existente con los campos de acceso. Es posible, sin embargo, utilizar un documento en blanco y cree que durante la combinación de correspondencia.

Instrucciones

1 Abra el documento que desea combinar en Microsoft Word.

2 Seleccionar "Herramientas", "Cartas y correspondencia" y "Combinar correspondencia" de la barra de herramientas. En el panel de tareas Combinar correspondencia, seleccione el tipo de documento que está trabajando en letras, mensajes de correo electrónico, sobres, etiquetas o directorio. A continuación, seleccione "Siguiente: inicie el documento."

3 Escoja la opción "Usar el documento actual", a continuación, haga clic en "Siguiente: seleccionar los destinatarios."

4 Recogida "Utilizar una lista existente" y haga clic en "Examinar". En la ventana "Seleccionar origen de datos", buscar la base de datos de acceso que desea utilizar y haga doble clic en él. El cuadro de diálogo "Seleccionar tabla" se abrirá.

5 Elija la tabla que contiene los campos de acceso que desea combinar y haga doble clic en él.

6 Seleccione los destinatarios que necesita o presione "OK" para aceptar a todos. Haga clic en "Siguiente: escriba la carta" para proceder.

7 Coloca el cursor dentro del documento donde se insertarán los campos de acceso. A continuación, seleccione "Más artículos ..." para incorporar los campos en el documento de Word.

8 Seleccione sus campos de forma individual, doble clic en cada uno (o haga clic en "Insertar"), a continuación, repetir hasta que todos los campos que necesite de su incorporación. Pulse el botón "Cerrar".

9 Vuelva a su documento de Word y agregar un espacio entre sus campos o usar la tecla "Enter" para dar formato al documento hasta que aparecen los campos donde los desee en la página.

10 Volver al panel de tareas "Combinar correspondencia" y haga clic en "Siguiente: Vista previa de las letras."

11 Selecciona "Siguiente: Complete la combinación", luego "Editar cartas individuales ..." En el cuadro de diálogo "Combinar en un documento nuevo", elegir la opción "Todos" y pulse "OK". Los campos de acceso se fusionará con el documento de Word.

12 Guarde el documento resultante de la fusión.