Cómo mantener documento de control

Los documentos tienen una movilidad mucho mayor de lo que hizo hace 10 años, y es demasiado fácil para un empleado para hacer uso del documento incorrecto, por material clasificado para entrar en las manos equivocadas o perder la pista de la información necesaria. Si usted entiende el flujo de trabajo a través de su organización, puede crear un sistema que los canales de información a aquellas personas que lo necesitan y que cierra otros canales para mantener ese material de ir en una dirección que puede inundar o incluso ahogar a su negocio.

Instrucciones

1 Asignar parámetros para asegurar su información al decidir qué organización los miembros realmente necesitan leer el documento y que tiene que ser capaz de editarlo.

2 Establecimiento de permisos a través de las propiedades del programa del documento, como hacer clic en el botón del menú principal de Microsoft Word y el examen de las opciones de las propiedades del programa para elegir detalles como los que pueden compartir un documento, que puede agregar comentarios y quién puede reenviarlo.

3 Haga clic en un menú de propiedades como lo hizo en el paso 2 para ajustar el seguimiento, que le dirá si el documento se transmite, cuándo y con quién.

4 Introduzca las propiedades de nuevo para fijar de control de versiones, lo que le permite el acceso a los controles que hará un seguimiento de esas versiones y para las propias versiones.

5 Establecer las opciones de Propiedades para informarle de la fuente de la información, e incluso si desea aceptarla en su sistema si está trabajando con un documento desde fuera de la organización.

6 Utilice las opciones de propiedades del programa para establecer fechas de caducidad para el acceso, como la constricción de un usuario para leer el documento dentro de un período específico de tiempo. Emplear esta opción para darle la información como si el receptor ha sido abierto o leer algo, y si es necesario para recordarles a tomar medidas.

7 Revocar el permiso para acceder a un documento bajo las condiciones que establezca en Propiedades en tales situaciones como la terminación de un empleado que podría utilizar el documento, mientras que en el trabajo.

8 Establecer el sistema para realizar cambios de edición consistentes a través de los sistemas, de modo que todas las copias se ven afectados a la vez si están en línea o no, y ni siquiera en otros ordenadores.

Consejos y advertencias

• Estar familiarizado con el funcionamiento de los programas que se utilizan para crear documentos de entender cómo pueden protegerse a sí mismos y usted.
• Guardar varias versiones de documentos en un archivo especial y por separado en su propio ordenador con el fin de responder a las preocupaciones o preguntas acerca de cualquier cambio, en cualquier momento del proceso.
• Considerar la adición de un programa de control de documentos específicos de su organización para otro nivel de seguridad y mantenimiento.