Técnicas de ECM

El "contenido" que una empresa genera en el curso normal de su negocio depende obviamente del tipo de empresa. Pero para una amplia gama de negocios, el contenido incluirá hojas de cálculo, los correos electrónicos y mensajes instantáneos enviados entre los empleados, o entre los empleados y clientes potenciales, planes de negocios, presentaciones y mucho más. La gestión de estos contenidos de una manera apropiada para la era digital es un desafío de enormes proporciones. Esto implica decisiones en cuanto a cómo va a estar disponible el material, a quién y por cuánto tiempo.

Ventas y marketing

Algunos de los desafíos en la gestión de contenidos surgen en las ventas. Bill Forquer y sus asociados utilizan Columbia Sportswear - el distribuidor líder de ropa de esquí en los Estados Unidos - como un estudio de caso en "Soluciones de gestión de contenidos empresariales", su libro sobre las soluciones ECM. Los autores observaron que en algún momento, un proveedor externo que quería hacer uso de las imágenes de los productos disponibles de la compañía tendría que llamar a los vendedores internos de la compañía, que entonces encontrar la imagen, el formato, y así sucesivamente de forma manual. Esto fue ineficaz como ECM. Sin embargo, debido a la introducción de un sistema de gestión de activos digitales, un vendedor de tales ahora tiene acceso a él mismo los materiales del producto.

escritorios

Gran parte del trabajo de ECM se lleva a cabo a nivel de los ordenadores de sobremesa que usan los empleados de la empresa. aplicaciones dominantes, tales como MS Office, MS Outlook y Lotus Notes, todos permiten que el usuario que genera contenido para almacenarlo en un sistema de archivo y de cooperar con otros empleados a través de mensajería instantánea o correo electrónico. aplicaciones más recientes que actúan en el mismo nivel son SharePoint y LiveMeeting, que permiten el intercambio de archivos dentro de un pequeño grupo de trabajo y reuniones en línea, respectivamente.

Servidores y ERP

Muchas empresas hoy en día utilizan un sistema de planificación de recursos empresariales. ERP típicamente opera a nivel de servidor, y está diseñado para realizar un seguimiento de las distintas operaciones de la empresa, especialmente en sus relaciones con los proveedores, por un lado y los clientes por el otro. ERP y ECM deben trabajar juntos sin problemas. Esto significa que los empleados de escritorio individuales no puede ser el final de la historia de ECM. En palabras de Tom Jenkins y sus co-autores de "Enterprise Content métodos de gestión," no debe haber "una hoja de ruta que esboza una estrategia global de la empresa ECM y las directrices para el establecimiento de comunidades de práctica."

Asuntos legales

ECM no es meramente una cuestión de ayudar a una empresa funcione sin problemas. También se convierte rápidamente en una cuestión legal. En el siglo 21, cada empresa tiene que preocuparse por la posibilidad de litigios y de una demanda por la parte de adversarios a los correos electrónicos especificados o intercambios de mensajería instantánea. Una empresa que no tiene una política escrita sobre cuándo va a retener, y cuando se va a destruir esos registros en el curso normal del negocio, se abre a las sanciones.