Cómo reducir el desorden Buzón

Después de utilizar correo electrónico por un tiempo, los mensajes pueden tienden a acumularse sin leer. Su buzón puede estar atestado de correo no deseado, chistes enviados y peticiones de edad de la información que ya ha contestado. Estos mensajes pueden hacer que sea difícil para que usted pueda ver lo que hay actualmente importantes o incluso urgente. Uso del correo electrónico puede ayudar a ahorrar tiempo en comparación con el uso de correo postal, fax o correo de voz, pero tener que vadear a través de un buzón desordenado puede ser una verdadera pérdida de tiempo. Puede organizar su buzón de correo y procesar el correo entrante de manera más eficiente para ayudar a reducir el desorden.

Instrucciones

1 Utilice los filtros de spam, si no están ya activados, para filtrar el correo basura no deseado. Puede configurarlo de manera que el correo electrónico que parece spam irá a una carpeta de correo no deseado, que se puede comprobar periódicamente para asegurarse de que los mensajes legítimos no han estado mal categorizado. Compruebe la configuración de las preferencias de su aplicación de correo electrónico y ayudar función de asistencia en la configuración de los filtros de spam. Algunos programas le permiten hacer clic en una pieza de correo entrante y lo etiqueta como correo no deseado, para ayudar a filtrar los mensajes similares en el futuro. Su correo electrónico en el trabajo puede ser configurado para filtrar el spam por el departamento de tecnología de la información, sin ningún ajuste para ajustar por su cuenta.

2 Haga clic en los mensajes entrantes y aplicar etiquetas a ellos para designarlos con categorías como urgente, relacionado con el trabajo, fecha límite y personal. Los mensajes serán resaltados con diferentes colores, para que pueda ver de un vistazo los más importantes que exigen la primera acción y los que pueden esperar hasta más tarde en el día o la semana por su respuesta.

3 Después de responder a un mensaje y terminado con el tema, tales como responder a una sola pregunta de su jefe o compañero de trabajo, mover el correo electrónico en una carpeta que se puede nombrar algo así como "Terminado" o "Terminado este mes." Si usted consigue una gran cantidad de mensajes de ciertas personas sobre una base regular, usted puede crear carpetas para cada persona y poner mensajes allí como termine con ellos. Cuando comience a trabajar en un nuevo proyecto, configurar una carpeta especial para guardar todos los correos electrónicos relacionados con él, en lugar de dejar que el desorden de su buzón de correo.

4 Establecer reglas de correo entrante, utilizando la configuración de preferencias, para mover automáticamente los mensajes que se ajusten a ciertos patrones en carpetas para ayudarle a organizar su trabajo. Por ejemplo, todos los mensajes que tienen el nombre de un determinado producto en la línea de asunto, como "manguera de jardín," pueden ir a una carpeta que ha creado denominada "Suministros de jardinería." Usted también puede tener carpetas de correo electrónico enviados desde su jefe y amigos. Por la mañana, puede hacer clic con rapidez en la carpeta "Boss" para ver más mensajes, y durante su descanso para tomar café, se puede navegar por las últimas noticias de tus amigos en la carpeta "Personal".

5 Ir a través de su bandeja de entrada periódicamente y eliminar los mensajes que ya no son útiles para guardar, como una invitación a un almuerzo informal que tuvo lugar hace un mes o un recordatorio para asistir a una reunión que ya ha sido cancelada. Dependiendo de su horario, es posible que desee podar su bandeja de entrada una vez al día o una semana o un mes. Mientras que tardará un poco de tiempo para ir a través y eliminar los mensajes innecesarios, se puede ahorrar tiempo en última instancia, que desea lo contrario pasa vadear a través del desorden para encontrar su correo importante.