Cómo utilizar el correo electrónico en situaciones de negocios

La calidad del correo enviado por una compañía profesional determina cómo aparece el negocio a sus clientes. La tardanza o falta de respuesta a los mensajes, junto con mensajes de correo electrónico o mal escritos estructurados puede crear una impresión negativa de una empresa. Además, en respuesta a mensajes de correo electrónico con toda la información adecuada mejora la eficiencia en una empresa. Los empleados deben estar familiarizados con los riesgos inherentes a cualquier contenido del correo electrónico, para proteger a la empresa de costosas demandas. Al seguir las reglas simples de la etiqueta al enviar y responder a mensajes de correo electrónico, los empleadores pueden estar seguros de que sus empleados están representando a la empresa en la forma en que desean.

Instrucciones

1 Incluir toda la información pertinente al responder a un correo electrónico, proporcionando respuestas a cualquier pregunta que el remitente le pide y predecir las preguntas que puedan surgir. Guarda el mensaje corto y al grano.

2 Comprobar la ortografía, la gramática y la puntuacion antes de enviar el correo electrónico. Estructurar el correo electrónico con párrafos cortos y viñetas para asegurar el correo electrónico es fácil de leer. Nunca escriba en mayúsculas, ya que esto simboliza gritos y parece agresivo.

3 Crear plantillas para responder a las preguntas más frecuentes. Sin embargo, también personalizar el correo electrónico, se hace referencia al receptor por su nombre y la adición de detalles específicos como sea necesario.

4 Enviar una respuesta dentro de las 24 horas de haber recibido un correo electrónico. Si necesita tomar medidas complicadas antes de tener una respuesta completa, enviar una respuesta explicando esto y confirmando la recepción de correo electrónico de su cliente.

5 Abstenerse de enviar archivos adjuntos innecesarios. Asegúrese de que su empresa tiene un antivirus instalado para impedir el envío de archivos que contienen virus a sus clientes.

6 Incluir una advertencia con el correo electrónico para proteger a la empresa de toda responsabilidad, como en situaciones en las que envíe accidentalmente un virus a su cliente. La advertencia también debe proteger el negocio de ser demandado por la mala conducta de un empleado de la empresa.

7 Utilice la opción "CC:" campo sólo cuando los colegas y socios de negocios requieren una copia del correo electrónico. Por otra parte, siempre se tome un momento para considerar si es necesario utilizar el "Responder a todos" función al responder a los mensajes.