Cómo crear una lista de correo personal

Si necesita ponerse en contacto con el mismo grupo de personas periódicamente - incluso si no es muy a menudo - es de sentido común para crear una lista de correo. Es posible usar una lista de cada año para tarjetas de Navidad o una fiesta anual, cada mes para un club de lectura, cada semana durante un juego de cartas regular. Una gran ventaja de una lista de correo es que, debidamente actualizados, se le libera de tener que recordar todos en la lista cada vez que necesite enviar tarjetas o cualquier otra notificación.

Instrucciones

1 Crear una nueva hoja de cálculo y darle un nombre descriptivo, como "Casa de la lista de correo."

2 Agregar encabezados de la fila 1. Si está seguro de que va a utilizar esta lista de correo sólo para abordar los sobres y no hacer cartas modelo (que pueda implicar el uso de los nombres de pila sólo en algunos casos, por ejemplo), etiquetar las columnas de la siguiente manera:

A1: Nombre completo
B1: Dirección 1
C1: Dirección 2
D1: Ciudad, Código postal Estado

Si lo que pueda necesitar para separar cualquier elemento de la lista, por ejemplo, nombre y apellido, hacer una columna para cada uno. A1 se convierte en "Nombre", B1 se convierte en "Apellido", y así sucesivamente. Puede ser que incluso agregar una columna para el "apodo". El sobre puede leer William Smith, pero tal vez la carta comienza "Querido Bill."

3 Llenar las filas por debajo de los encabezados de columna. Si "Dirección 2" no se aplica en algunos casos, simplemente lo deja en blanco. Si alguna de la información de sus contactos incluye nombres de empresas, es posible introducir los como "Dirección 1" o agregar una columna "Empresa", llenándolo en o dejarlo en blanco en su caso.

4 Compruebe cada entrada por errores tipográficos u otros errores.

5 Guarde la hoja de cálculo. Ahora puede utilizar como una referencia para el direccionamiento de mano o como una fuente de un programa de procesamiento de textos para crear e imprimir sobres de forma automática.

Consejos y advertencias

• Se puede utilizar una sola hoja de cálculo para todas las listas de distribución mediante la adición de una columna titulada "Lista". Para cada uno de direcciones, agregue la razón la persona está en la lista, por ejemplo, "club de lectura." Entonces, cuando usted necesita ponerse en contacto con el club de lectura, puede ordenar la lista por la columna de "lista" y fácilmente seleccionar sólo aquellas personas.
• Si tiene muchas direcciones introducidas en un libro o de contactos lista de direcciones de correo electrónico, intente exportar la libreta de direcciones a un archivo de hoja de cálculo (.xls). Es más rápido y más fácil de borrar varios registros de información extraña que al escribir las direcciones en fresco.