Cómo modificar el nivel de lectura en Word 2007

Microsoft Word 2007 mide la legibilidad de un documento de dos maneras. La prueba de la facilidad de lectura de Flesch proporciona una puntuación entre 1 y 100: un número bajo se correlaciona con baja legibilidad y un número alto significa una fácil lectura. La puntuación de Flesch-Kincaid Grado escolar estima el nivel más alto de grado elemental en el que los estudiantes podrían leer el documento fácilmente. Ambas pruebas utilizan oraciones y longitudes de palabra para calcular sus puntuaciones. El exceso de lectura hace que un documento sonar simplista o infantil; demasiado poco la legibilidad, por otra parte, oscurece la comunicación y hace que un documento sonido bombastic. El lanzamiento para un término medio: un documento comprensible profesional.

Instrucciones

El aumento de legibilidad

1 Dividir algunas frases largas en dos o más oraciones. Si una frase contiene dos ideas distintas, por ejemplo, dividirlos en dos frases separadas. Intente comprobar la puntuacion de frases largas para determinar si se podía separarlos: Busque una pausa en el medio de una frase, como un punto y coma, un guión o una coma y una conjunción.

2 Acortar frases mediante la simplificación de la estructura de la oración. Para comunicar una idea concisa, escribir en una voz directa y activa. Comience con el sujeto de la oración y luego describir la acción principal. Utilizar los posesivos en lugar de frases de genitivo; centrarse en los verbos en lugar de sustantivos; usar la gramática sencilla. No repetir sus ideas y no explican de forma innecesaria. Eliminar frases prolijas que en realidad no se comunican cualquier contenido, como "el fin de." Utilizar una palabra específica en lugar de una frase descriptiva y se centran en los verbos en lugar de sustantivos. Por ejemplo, no se escriben, "El quid de la cuestión es, las ideas de nuestros empleados son importantes para nosotros, porque nos preocupamos por ellos." En lugar de ello, escribimos: "Nos preocupamos por las ideas de nuestros empleados."

3 Use palabras más cortas, siempre y cuando todavía se comunican su mensaje correctamente. Busque jerga de la industria, las palabras complejas, las palabras que pocas personas conocen y palabras que suenan impresionantes o inusual. Vuelva a colocar cada palabra o frase larga innecesariamente complejo con una palabra más simple, más corto. Por ejemplo, no escriben, "Uso de la dedicación mental, mejora su capacidad para superar las normalidades de su rendimiento." En su lugar, escribir, "Concéntrese en su trabajo para mejorar sus resultados."

4 Centrarse en la expresión de sus ideas de manera clara, directa y simplemente a lo largo de todo el documento. Recuerde, el objetivo principal es comunicar de manera eficaz y los lectores podrían perderse el mensaje si está oscurecida por el lenguaje prolijo.

La legibilidad bajar

5 Combinar frases relacionadas para aumentar oraciones largas. Si dos frases describen diferentes aspectos de la misma idea, o diferentes acciones que pertenecen a la misma secuencia, luego combinarlas. Puede conectar frases distintas mediante la adición de un punto y coma, un guión o una coma y una conjunción, o puede combinar sus ideas en una sentencia de un tramo más largo.

6 Describir sus ideas a fondo para ampliar la longitud de la oración. No obstante, añadir palabras innecesarias, frases que en realidad no dicen nada, o la repetición que no mejora la claridad. En su lugar, se centran en la comunicación clara, explicando las cosas de forma precisa y en profundidad.

7 Utilice palabras específicas en lugar de los más cortos, más generales. Deja palabras cortas y claras por sí sola, sino buscar las palabras que son genéricos, vagos, juvenil o argot. Vuelva a colocar esas palabras con las palabras más largas que son fuertes, claro, específico y profesional. Por ejemplo, no escriba, "Trabaja duro, hacer un buen trabajo y ser amable con los demás." En su lugar, escribir, "Concéntrese en sus tareas, trabajar con diligencia y cuidado, y tratar a sus compañeros de trabajo con respeto y cortesía."

8 Expresar sus ideas a fondo y en concreto a lo largo de todo el documento. Mejorar las partes débiles, simplistas o poco claros. Recuerde, la meta principal es la de comunicarse de manera efectiva, y sus lectores pueden malinterpretar el mensaje si usted no presenta en su totalidad.

Consejos y advertencias

• Microsoft Office recomienda una puntuación de lectura-estar de 60 a 70 y una puntuación de nivel de grado de 7 u 8.
• No es necesario cambiar cada frase o palabra - sólo importa el promedio de longitud. Ambas pruebas se centran en promedio de palabras del documento por oración y sílabas promedio por palabra.