Cómo hacer un E-Mail Organizador

Si usted está abrumado por la gran cantidad de correo electrónico no leído en la bandeja de entrada, podría ser el momento para una revisión de la organización. Dado que no tiene mucho sentido para establecer un sistema de organización de correo electrónico en papel, un organizador virtual de correo electrónico le hará la vida más simple y mantener su bandeja de entrada tranquila y serena. Cada cliente de correo electrónico ofrece diferentes maneras de organizar, pero casi todos ellos ofrecen configuraciones automáticas que se pueden utilizar para dar prioridad a los correos electrónicos y limpiar la bandeja de entrada ingobernable.

Instrucciones

carpetas

1 Decidir sobre un conjunto de categorías que dividirá sus mensajes de correo electrónico en paquetes más manejables, relacionados entre sí. categorías de correo electrónico populares podrían ser trabajo, personal, escolar y familiar. A muchos les resulta útil para categorizar sus correos electrónicos por la persona a quien lo envió y / o el contenido que se dirige. Por ejemplo, si su lugar de trabajo tiene un pequeño personal, usted podría categorizar sus correos electrónicos de acuerdo con las diferentes personas con las que intercambiar correo electrónico. Alternativamente, usted puede optar por clasificar sus correos electrónicos por el programa, tarea o contenido, como Comité de Premios, Newsletter y cliente consulta. Estas categorías serán los nombres de las carpetas que va a configurar para distribuir automáticamente las llamadas entrantes (y saliente, si lo prefiere) mensajes de correo electrónico.

2 Crear subcarpetas de la carpeta Bandeja de entrada principal. Nombre de ellos en correspondencia con la lista de categorías que ha creado. Bandeja de entrada debe incluir ahora un conjunto de carpetas vacías con los nombres que usted eligió para dividir sus e-mails. También es posible que desee crear subcarpetas similares en la carpeta de elementos enviados.

3 Abrir las reglas y menú de alertas en su cliente de correo electrónico. En Microsoft Outlook, el administrador de "Reglas y alertas" se puede encontrar en el menú Herramientas. Siga los pasos para crear "reglas" que se aplicarán de forma automática todos los mensajes entrantes y salientes. Cuando una regla se aplica a un mensaje, se distribuirá automáticamente a la carpeta especificada. Se puede establecer una regla hasta que buscar palabras específicas en el asunto o el cuerpo de un correo electrónico, o para buscar el nombre de un remitente específico o grupo de remitentes. También puede elegir si desea conservar una copia del correo electrónico en su bandeja de entrada además de enviar una copia a la respectiva subcarpeta. Configurar cada regla para que envíe mensajes de correo electrónico de trabajo en la subcarpeta trabajo, correos electrónicos personales a la subcarpeta personal, y correos electrónicos de la familia a la subcarpeta familia. Seleccione la opción que le solicitará que ejecute las reglas y alertas de mensajes existentes en la bandeja de entrada de forma manual para evitar mover los mensajes más tarde.

4 Cambiar los ajustes de correo electrónico para que los mensajes deben ser marcados de forma manual como "leer". Dejar que el cliente de correo electrónico determine automáticamente que un mensaje es "leer" cuando es posible que sólo ha hecho clic accidentalmente sobre el dispositivo puede dar lugar a confusión y dejó caer los mensajes.

5 Activar panel de lectura o vista previa de su cliente de correo electrónico, que le permite una vista previa de un mensaje de correo electrónico sin necesidad de abrirlo en una nueva ventana. Activación del panel de lectura o vista previa acelerará sus tareas de revisión de correo electrónico y hacer que sea más fácil para que usted pueda localizar los intercambios anteriores.

Etiquetas

6 Decidir sobre un conjunto de categorías para los mensajes de correo electrónico entrantes y salientes como si se tratara de la creación de un sistema de correo electrónico en carpetas. Las etiquetas y carpetas son típicamente métodos mutuamente excluyentes de la organización de correo electrónico. Su cliente de correo electrónico es probablemente adecuado para el uso de cualquiera de las etiquetas o carpetas para organizar los mensajes. Por ejemplo, Outlook utiliza carpetas, mientras que Gmail utiliza etiquetas. Crear nuevas etiquetas titulados de acuerdo con la lista de categorías que se le ocurrió en el paso 1 de la sección Carpeta.

7 Ir al menú de filtro en su cliente de correo electrónico para crear un nuevo filtro. Gmail llama a su método de aplicación de reglas y alertas a los mensajes entrantes y salientes "filtrado", aunque el nombre puede ser diferente en otros, clientes de correo electrónico, similares basadas en la Web. Especificar las condiciones del nuevo filtro para cada etiqueta de correo electrónico que designa una categoría correspondiente de mensajes de correo electrónico. Puede activar un filtro basado en el remitente, las palabras en el asunto o cuerpo del mensaje de correo electrónico, y si el mensaje tiene un archivo adjunto.

8 En el siguiente paso del filtro o el asistente de configuración equivalente, decirle al cliente de correo electrónico para aplicar la etiqueta apropiada para el tipo de e-mail que acaba de especificar. Usted tendrá que configurar las etiquetas con antelación para que pueda seleccionar el que desee en el menú desplegable para cada categoría ha decidido usar. Además, se puede decir que el filtro de tomar uno o varios de una lista de diferentes acciones, tales como archivar automáticamente el mensaje, sacándolo de su bandeja de entrada, que marca automáticamente el mensaje tan importante, o marcar el mensaje como leído. Aplicar el filtro a los mensajes que ya están en su bandeja de entrada por lo que no tendrá que etiquetar de forma manual, lo que puede llevar horas.