Cómo compartir hojas de cálculo

Puede compartir hojas de cálculo de Microsoft de varias maneras. Enviar archivos estáticos para su revisión o almacenar hojas de cálculo en un sitio web o portal de la intranet de una empresa para permitir que otros usuarios actualizar hojas. Compartir hojas de cálculo para ayudar a visualizar el mensaje en una reunión virtual.

Instrucciones

1 Determine si desea que los usuarios puedan actualizar la información o si lo que desea es compartir la información dentro de la hoja de cálculo. Para compartir una copia de la hoja de trabajo, vaya a su programa de correo electrónico y componer un nuevo mensaje. Introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario, escriba la línea de asunto de la hoja de cálculo con nombre y haga clic en "Examinar" para adjuntar el archivo de Excel para el correo electrónico. Haga clic en "Enviar" después de escribir una breve nota explicando el propósito de la hoja de trabajo y su razón para compartirlo.

2 Enviar archivos estáticos mediante la conversión de la hoja de cálculo de Excel a un formato de documento portátil o PDF, archivo primero. Al guardar la hoja de cálculo de Excel, haga clic en "Guardar como" y haga clic en "PDF" por medio de la flecha desplegable en lugar de utilizar la extensión .xls de archivo predeterminado. Esto ahorrará el documento en Adobe Acrobat y garantizar que los usuarios que pueden no ser competentes con Excel son capaces de leer el material.

3 Utilice Microsoft Net Meeting, el Área de encuentro de Windows o WebEx para compartir hojas de cálculo a través de teleconferencias, un equipo a otro, por lo que sus asistentes a la reunión pueden ver exactamente lo que está hablando. Establecer una reunión virtual y proporcionar a los asistentes que cumplan con la información de acceso, tales como una dirección o enlace de acceso dial-en número, el protocolo de Internet (IP). Los asistentes deben marcar en su ordenador a través de su ordenador para poder ver la información que está compartiendo.

4 Acceder a la página web o portal donde la información se almacenará si desea un acceso interactivo. Para portales y páginas web, lo más probable es que tenga derechos administrativos para escribir y leer datos, el acceso a través de un cortafuegos y una contraseña.

Después de tener un ID de usuario y contraseña aprobado, haga clic en "Subir" en la ubicación protocolo de ventana o transferencia de archivos adecuado (FTP) dentro del sitio web. Haga clic en "Examinar" para encontrar el libro de Excel correspondiente en el ordenador. Haga clic en "Guardar" y el sistema recuperará su archivo y subirlo a la web o portal de ubicación para que otros puedan acceder a ella (siempre que tengan los mismos permisos de lectura / escritura).

Consejos y advertencias

• Para el control de revisiones, asegurar que cada versión del documento tiene su propio nombre, como "nombres de clientes, Revisión 1", por lo que no se pierde información.