Cómo mantener una gran lista de correo

El mantenimiento de una lista de correo de gran tamaño puede ser frustrante y tedioso. Usted tiene que asegurarse de que usted ha actualizado la información y que elimine la gente que no desea ser molestado con sus ofertas y peticiones. Debido a que la lista es tan grande, que a veces se tiene que verter a través de miles de entradas a encontrar lo que necesita. Hay algunas tareas que debe realizar que le ayudará a gestionar estas listas de manera más eficiente.

Instrucciones

1 Utilice un programa de hoja de cálculo o base de datos como Microsoft Excel o Access para mantener su lista. Estos programas le permiten añadir un número ilimitado de entradas y guardarlas en un archivo conveniente. Puede añadir y eliminar filas, ordenar la información y dar formato a la base de datos a su gusto. El acceso puede ser mejor porque se puede ejecutar asistentes para localizar y aislar a grupos específicos de datos, como todas las personas que son de Idaho o la totalidad de las personas con el apellido Smith.

2 Clasificar los nombres en su lista de correo por el apellido en primer lugar, a continuación, nombre de pila y luego ciudad y estado.

3 Deshacerse de los duplicados en su lista. Microsoft Access tiene una función "Buscar duplicados" para ayudarle con esta tarea para grandes listas de correo.

4 Lista "Fecha Alta" como un campo adicional en su base de datos de lista de correo para que usted sabrá cuánto tiempo ha estado enviando las comunicaciones persona. Si alguien ha estado en la lista durante más de un año y no ha ordenado ni ha respondido a su mensaje, quite la dirección de ahorrarse los gastos de envío e impresión.

5 Utilice la función de búsqueda global para localizar las entradas en lugar de desplazarse manualmente a través de todos sus nombres.

6 Eliminar las personas que darse de baja de su lista inmediatamente o mantener una lista actualizada de las solicitudes de baja, a continuación, eliminar las entradas de la derecha antes de enviar el correo siguiente.

7 Divida la gran lista en pequeñas listas en archivos separados basados ​​en los últimos comportamientos de los destinatarios a ser más eficientes con sus esfuerzos de correo. Por ejemplo, si se trata de una campaña de correo directo, separe las personas que han pedido varias veces, una vez o nunca. A continuación, puede diseñar diferentes mensajes y ofertas para cada grupo.

Consejos y advertencias

• Utilice la herramienta de combinación de correspondencia de Microsoft Word para crear etiquetas de correo para los clientes.
• No ignore la petición de un individuo dar de baja --- honor a sus deseos. Es posible reducir los costos y evitar el desarrollo de una mala reputación como un gestor de correo no deseado persistente. Un cliente potencial, donante o participante puede llegar a ser aún más improbable a patrocinar su organización si continúa recibiendo correo después de darse de baja.