Cómo administrar Creación de informes y Automatización

Informe de automatización puede ahorrar a los usuarios tiempo y dinero. Generación de informes de forma automática para que los usuarios puedan utilizar los recursos del sistema, y ​​la creación de nuevos informes a petición toma tiempo y la energía que se utiliza a menudo mejor en otro lugar. Generación automática de informes no siempre es el mejor curso de acción. Unos controles simples pueden prevenir la automatización informe de la creciente ineficiencia.

Instrucciones

No reinventar la rueda

1

Revisar nuevas solicitudes de informes con los usuarios para averiguar si este nuevo informe sustituye un informe existente. Si es así, o bien eliminar el viejo reporte o modificarlo para que los nuevos parámetros.

2 Compruebe que los usuarios están solicitando informe con una lista de los informes existentes. Asegúrese de que no existe ya antes de crearlo. La automatización de la redundancia no es eficiente. Según Timothy Ferriss de "La semana laboral de cuatro horas", eliminar antes de automatizar.

3 Crear informes que pueden ser personalizados por los usuarios para su gama fecha deseada. Esto evita que los nuevos informes que tienen que ser creado para cada período de tiempo, lo que permite la reutilización de la misma con el tiempo.

Justificar y Simplificar

4 Tener nuevas solicitudes de informes de usuario revisados ​​por su gestión. Los datos ya se pueden formatear o analizados por otra persona en su equipo. Un examen de la gestión puede dirigir a la persona a los recursos de la casa en lugar de crear un nuevo informe utilizando los recursos de TI.

5 Solicitar un análisis de coste-beneficio de cada solicitud de informe. Alguien puede estar solicitando un informe que les ahorra una hora o dos a la semana, sino que requiere docenas de horas de tiempo de desarrollo para crear.

6 Captura toda la creación de informes en la documentación de requisitos de las aplicaciones de software. Entonces figurar el código de informes personalizados en la biblioteca de código de software de aplicación. Esto permitirá que los informes que se crean automáticamente en futuras versiones de software en lugar de tener que volver a crear manualmente con cada nueva versión de software.

Reciclar, Reducir, Reciclar y Reportes

7

Informes de revisión para el retiro potencial. Póngase en contacto con los autores de los informes muy viejos para averiguar si todavía se está utilizando cada informe.

8 La investigación de la demanda de todos los informes existentes sobre una base periódica. Si no se ha ejecutado durante mucho tiempo, en contacto con los últimos usuarios del informe y pregunte si se puede eliminar.

9 Incluir una revisión de los informes de usuario personalizadas cuando alguien sale de la empresa. Haga que revisen su gerente o líder del equipo de informes personalizados del usuario difuntos. Si un informe sigue siendo necesaria por el equipo, que sea accesible a todos los usuarios. Si el informe no es utilizado por ningún otro, eliminarlo. Esto evitará informes personalizados críticos de ser eliminado junto con la cuenta de usuario y luego recreada por el desarrollo de aplicaciones.

Consejos y advertencias

• Utilizar formularios de solicitud de informe estándar junto con el software de tickets de mesa de ayuda para capturar todas las nuevas solicitudes de informes. Esto crea un método de solicitud normalizado, crea automáticamente un registro de todas las solicitudes, e impide la creación de informes y solicitudes de modificación se pierdan a través de canales de comunicación menos directos.
• No elimine los informes, simplemente porque su fuente de datos se ha ido. Seguimiento de los cambios de importación de datos y la interfaz de exportación. Los informes que se utilizan para realizar un seguimiento de las importaciones y exportaciones de datos deben ser alterados como se cambian las interfaces de software. Cuando se retiran las fuentes de datos, por lo que deberían informes que se utilizaron para realizar un seguimiento de ellos.