Cuáles son los beneficios de la digitalización de documentos?

digitalización de documentos es un proceso en el que se crean y se guardan en un ordenador utilizando un escáner de imágenes digitales de documentos físicos. Un escáner es un dispositivo similar a una fotocopiadora que escanea ópticamente una imagen, como una fotografía o un documento escrito a mano, para crear una copia digital. La digitalización de documentos puede tener numerosas ventajas potenciales sobre el almacenamiento de documentos en papel tradicional.

Requisitos de espacio

Una de las ventajas de la digitalización de documentos es que puede permitir que grandes volúmenes de información que se almacenan en un área pequeña. Físicamente archivo y recuperación de documentos en papel necesita una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo y requiere archivadores que pueden tener habitaciones enteras dedicadas al almacenamiento. Un solo disco duro del ordenador puede almacenar el equivalente de cientos de archivadores por valor de documentos físicos como imágenes digitales.

Comunicación

Otro beneficio importante de la digitalización de documentos es que permite que la información sea enviada a los demás de forma rápida y sencilla. Un documento escaneado se puede enviar a otros en todo el mundo casi instantáneamente como un archivo adjunto de correo electrónico, mientras que los documentos físicos pueden tardar días o semanas para enviar a través de sistemas de correo y paquetes estándar, y puede ser muy costoso.

Acceso a los datos

Búsqueda de documentos específicos en archivadores grandes es engorroso, y se puede perder tiempo en busca de documentos que han sido retirados, que nunca fueron presentadas, o que han sido mal archivados. La digitalización de documentos permite a las bases de datos digitales de documentos que se pueden buscar rápidamente basada en criterios tales como palabras clave o documentos de títulos. Esto puede aumentar significativamente la eficiencia de acceso a los datos y la realización de la investigación, y puede permitir que varios usuarios acceder a la misma información al mismo tiempo.

Las copias de seguridad

Escaneo permite a los usuarios crear copias de seguridad de documentos para evitar la pérdida de datos. Creación de copias físicas de los documentos requiere tiempo, tinta o tóner y papel, pero la creación de copias de la información digital es tan simple como conectar un disco duro externo a un ordenador y arrastrar los archivos que desea copiar en la ventana de la nueva unidad de disco duro. Incluso los dispositivos de almacenamiento compactos, como unidades flash tienen el potencial para contener millones de palabras en los documentos escaneados y pueden permitir a los usuarios para el transporte de documentos en una forma portátil y fácil de usar.

edición de documentos

Escaneado de documentos permite a los usuarios editar o modificar documentos con los programas de ordenador como editores de imágenes y procesamiento de textos. Esto puede permitir a los usuarios añadir comentarios y notas a los documentos sin cambiar el documento original: una nueva versión se puede guardar cada vez que cambia o se hacen cambios.