Cómo escanear y guardar los documentos de Office

El tipo de escáner que utiliza para sus documentos de oficina dependerá del tamaño del documento y sus otras necesidades. Los escáneres planos que permiten una fácil lectura de los documentos gruesos o de forma irregular, mientras que los escáneres de alimentación directa funcionan bien para papel estándar de 8 1/2 por 11 pulgadas. escáneres de mano le ayudará a escanear tamaños de los documentos más grandes que no caben en escáneres planos y de conexión directa, tales como planos arquitectónicos o impresiones de 11 x 17. Una vez que haya seleccionado el escáner, debe configurarlo y organizar su sistema de archivo virtual. Si va a escanear documentos de su oficina para que puedan ser utilizados en un editor de texto como MS Word, Open Office Writer o WordPad, seleccione un escáner que incluye el software de OCR.

Instrucciones

1 Instalar el software del controlador que se incluye con su escáner en el ordenador el escáner se conecta a. Si está utilizando un escáner en red, puede que tenga que instalar el controlador en todos los ordenadores que utiliza el escáner en sí, pero no todos los equipos que necesita para ver los documentos. Siga todas las instrucciones del paquete y instrucciones en pantalla para asegurarse de que el software del escáner se ha instalado correctamente.

2 Poner en marcha el software del escáner haciendo doble clic en su icono en el ordenador. La mayoría del software de escáner tiene una configuración que le permitirán ahorrar exploraciones en determinados formatos de archivo, como PDF, JPG y DOC.

3 Haga clic en la opción PDF si desea escanear documentos de forma que conservan todas sus características visuales que incluyen palabras e imágenes. Usted no será capaz de alterar estos documentos sin un editor de PDF, pero usted será capaz de ver y compartirlos con cualquier computadora que tenga el software gratuito Adobe Acrobat Reader. Establecer las opciones de PDF para el tamaño y la resolución que desee como su análisis estándar. El software también puede permitirle elegir una ubicación predeterminada en la que se va a guardar todos los archivos PDF. Seleccione una ubicación que es fácil de encontrar, tales como una carpeta en el escritorio.

4 Haga clic en el texto, Word o icono de OCR. Establecer el tamaño del documento preferido, la resolución y la ubicación por defecto para todos los documentos que desee escanear de manera que se pueden editar en un procesador de textos. Si todo el mundo en su empresa utiliza el mismo procesador de textos, tener los archivos guardados en el formato de dicho procesador. Si no es así, guardar los archivos en formato de texto enriquecido (RTF) es mejor, ya que esto puede ser leído por la mayoría de los procesadores de texto.

5 Haga clic en la opción para los análisis personalizados y configurar todas las demás tareas de exploración común que planea realizar, como por ejemplo un PDF de 2 por 3 pulgadas scan para tarjetas de visita o ubicaciones de archivos separados para las exploraciones que se guardan y almacenan.

6 Pruebe cada configuración escaneando el tipo apropiado de documento a través del escáner, a continuación, comprobar la ubicación del archivo para asegurarse de que guarda correctamente. El software de OCR no es 100 por ciento exacta, por lo que siempre verifique los archivos de OCR para los errores, especialmente cuando se utilizan las fronteras o las fuentes poco comunes.

7 Informar al resto del personal de la oficina donde se almacena cada tipo de archivo y cómo utilizar el escáner correctamente.

8 Copias de seguridad de la computadora que almacena los documentos con regularidad. Esto mantendrá una copia de los documentos escaneados en caso de falla en la computadora.

Consejos y advertencias

• Los documentos se ven mejor en alto (ppp 1200), pero que crea archivos muy grandes que se comen el espacio de almacenamiento y toman más tiempo para abrir o correo electrónico. Intente configurar el escáner a 300 dpi para empezar, a continuación, modificar la resolución de escaneado arriba o hacia abajo de acuerdo a sus necesidades. Una resolución más baja puede estar bien si los documentos sólo se pueden ver en la pantalla, no reimpreso.