Cómo utilizar Excel en el ordenador

Excel es una herramienta poderosa para la organización, clasificación y tabulación de la información en una hoja de cálculo. Sin embargo, no deje que el término "hoja de cálculo" limitar su forma de pensar acerca de cómo y para quién se puede utilizar Excel. Si bien es verdad una herramienta de software "imprescindible" para las empresas y los profesionales financieros - que también tiene aplicaciones de software de gran utilidad para el hogar, la pequeña empresa, profesional y el uso sin fines de lucro.

Instrucciones

1 Decidir sobre el tipo de proyecto para capturar los datos en Excel. No se limite a los datos de los números, como Excel es funcional y adaptable para todo, desde los datos numéricos en datos de texto, tales como nombres o direcciones. Centrarse en las necesidades del proyecto, tales como el mantenimiento de una lista de datos de nombres, productos, colores, precios o anotaciones especiales.

2 Abra el software Excel y crear un nombre de archivo, tales como "voluntarios de la comunidad Lista" o "Inventario de tienda de zapatos." Guarde el archivo haciendo clic en la pestaña correspondiente para guardar un archivo, como por ejemplo la ficha "Archivo" en la barra de la izquierda lejos superior en Excel 2003. Haga clic en "Guardar como" y escriba un nombre de archivo que pueda recordar fácilmente. Clic en Guardar." Utilice el icono "Guardar" cuando actualiza las entradas en su archivo.

3 Determinar el número de columnas horizontales que necesita en su hoja de cálculo. Entender que Excel "default" de la primera fila horizontal con las letras del alfabeto y puede incluso utilizar números para delimitar las columnas, si se especifica o requiere. Introduzca el título de cada columna de la segunda fila. Al crear una lista de los miembros de la hoja de cálculo puede incluir columnas para la siguiente: nombre, apellido, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico y número de cuenta de miembro.

4 Introducir los datos. Comience en la columna de la izquierda y continuar con entradas para cada columna definida. Llene toda la información correspondiente en la célula. Incluso cuando los datos exceden el ancho de columna predeterminada, el software incluye los datos "detrás de las escenas." Ampliar el ancho de columna haciendo clic derecho sobre el borde extremo derecho de la columna.

5 Comprobar el progreso de las entradas después de haber entrado al menos 10 filas. Verificar que sus columnas están debidamente puesta a punto para satisfacer sus necesidades, o si es necesario agregar, eliminar o cambiar el nombre de las columnas.

6 Utilice la función "Ordenar" para asegurar que la hoja de cálculo configuración está funcionando. Resalte una columna y haga clic en la pestaña "Datos" en la barra de herramientas superior. Haga clic en la herramienta de tipo "A a la Z" y pulsa "Enter". El software se encargará automáticamente sus entradas alfabéticamente.

7 Explorar la función de cálculos matemáticos para obtener un total de entradas numéricas, tales como existencias. Haga clic en la pestaña "Datos" en la barra de herramientas superior, desplácese hacia abajo y seleccione la función "subtotal", y pulsar "Enter". Desplazarse hasta la última columna de la hoja de cálculo de Excel en el que el software mostrará automáticamente la cantidad subtotal de su inventario.

8 Guarde el trabajo de entrada de datos a menudo. Eliminar la necesidad de volver a introducir todos sus datos mediante la creación de una "lista maestra". Guarde la lista maestra bajo un nombre diferente para usar como plantilla para crear sub-archivos, tales como una lista de todas las personas que viven en el lado norte de la ciudad, o listas separadas para el inventario de zapatos de hombre y de inventario de zapatos de las mujeres. Usa los sub-listas para ordenar y tabular los datos de diversas maneras, en función de sus necesidades.

Consejos y advertencias

• Experimentar con las diferentes capacidades de Excel después de haber salvado sus listas, en caso de que comete un error mientras se aprende. Desarrollar sus habilidades y aumentar su nivel de confort mediante la exploración y el trabajo con diferentes características para maximizar la potencia del software.
• Asegúrese de verificar la versión de software para la ficha de ahorro de archivo adecuado.
• Utilice la pestaña "Ayuda" si tiene problemas con cualquier paso o para encontrar las fichas correctas para utilizar en su versión de MS Excel.