Cómo hacer una hoja de datos Añadir Al igual que una hoja de cálculo

Usted puede hacer una hoja de datos realice además como una hoja de cálculo utilizando la función fila Totales. Microsoft Access utiliza hojas de datos para mostrar los datos de una tabla en formato de fila y columna. Las hojas de cálculo de Microsoft Excel también muestran los datos en filas y columnas de forma, pero el propósito principal de una hoja de cálculo es automatizar el proceso de realizar cálculos sobre los datos numéricos. La característica fila Totales le permite realizar cálculos en hojas de datos también. Esta característica se introdujo con Access 2007. En las versiones anteriores de Access, los cálculos podrían realizarse en consultas, formularios e informes pero no directamente en una hoja de datos.

Instrucciones

1 Haga clic en el nombre de la tabla de Access 2007 en el panel de exploración, haga clic en "Abrir" en el menú contextual que se muestra. La tabla se abre en vista Hoja de datos. Access 2007 se abre automáticamente tablas en vista Hoja de datos, a menos que se especifique lo contrario.

2 Haga clic en la pestaña "Inicio" si es necesario para que sea la pestaña actual, a continuación, en "Totales" en el grupo "Registros". Una nueva fila Totales se creará debajo de la última fila de la hoja de datos con la palabra "total" en la primera columna.

3 Haga clic en cualquier lugar de la fila Totales por debajo de la columna que desee agregar. Si desea agregar la primera columna, haga clic en la palabra "total". Un cuadro de lista se crea con el valor "Ninguno" ya seleccionados.

4 Haga clic en la flecha a la izquierda de la palabra "Ninguno". Un menú desplegable se visualiza este listado Todos los cálculos se pueden realizar en el campo.

5 Haga clic en "Suma". Access agrega automáticamente todos los valores en su campo y muestra el resultado.

6 Haga clic en la fila de totales por debajo de la siguiente columna que desea agregar y seguir sumando las columnas hasta que haya realizado todas la adición desea.

Consejos y advertencias

• Se pueden realizar cálculos distintos de adición en una fila Totales, como contar, con un promedio y determinando el valor mayor o menor en un rango.
• Los cálculos específicos que se pueden realizar dependen del tipo de datos en el campo. Por ejemplo, sólo se puede contar con campos de texto, ya que no son numéricos.
• Si desea realizar además con una hoja de datos pre-Access 2007, convertirlo a 2007, siguiendo los pasos de la página Convertir una base de datos al formato de archivo de Access 2007 (ver Recursos).
• Puede crear una fila de totales en las tablas y consultas en vista Hoja de datos y en los formularios de división en la vista formulario.
• No se puede agregar una fila de totales de un informe.