Cómo decidir cuándo utilizar un programa de base de datos

Puede utilizar un programa de base de datos para almacenar, ordenar, recuperar y mostrar información almacenada como registros. Es posible seleccionar un programa de base de datos para llevar un registro de direcciones, recetas, los hábitos de compra de los clientes, CDs de música, o cualquier otra colección de artículos. Si bien se puede realizar un seguimiento de registros en un procesador de textos, una hoja de cálculo o incluso en el software de gestión de información personal, un programa de base de datos ofrece las fortalezas y ventajas que los otros no lo hacen.

Instrucciones

1 Seleccionar un programa de base de datos si desea realizar un seguimiento de muchos registros. Un registro es un conjunto de información relativa a un determinado tema o artículo. Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de sus CDs de música, debe crear un registro para cada CD; este disco podría contener cualquier tipo de información que desee incluir.

2 Elegir un programa de base de datos para ver sus registros en más de una vista de la pantalla. Es posible seleccionar para ver o imprimir sus registros como una serie de fichas individuales o como una tabla que muestra todos sus registros en la pantalla.

3 Elige una base de datos para ordenar los registros de acuerdo a los criterios especificados. Es posible ordenar los CDs musicales por los nombres de artistas, por título en orden descendente o ascendente orden alfabético, por fecha de compra, por género, o por cualquier otro criterio que desee.

4 Decidir sobre una base de datos para recuperar información en una o más categorías. Por ejemplo, es posible generar un informe sobre los discos de jazz en su colección comprados antes de 1997. El programa mostrará los registros que cumplen estos dos criterios.

5 Seleccionar una base de datos para convertir sus registros a un formato que puede ser utilizado en una base de datos del sitio Web. Muchas bases de datos tienen esta función.

6 Elija una base de datos para la portabilidad. Muchos programas de base de datos que le permiten exportar los registros a los programas de procesamiento de textos u otras aplicaciones, donde pueden ser utilizados para otros fines (combinaciones de correspondencia, por ejemplo).

7 Obtener una base de datos para realizar un seguimiento de las relaciones complejas entre elementos o registros. Por ejemplo, si usted es un comerciante, puede consultar la base de datos para conocer cuántos son los widgets actualmente en exhibición, cuántos están almacenados en sus almacenes, cuántos se han vendido dentro de un cierto período de tiempo, y si es el momento de cambiar el orden del mayorista.

Consejos y advertencias

• Encontrará a muchos programas de bases de datos en el mercado. Microsoft Access y Claris FileMaker Pro son dos de las aplicaciones más utilizadas habitualmente.
• Aunque las aplicaciones de bases de datos son fáciles de aprender si usted está haciendo tareas simples, la curva de aprendizaje puede ser excesivo para las operaciones más complejas. Algunas personas se ganan la vida manipular bases de datos complejas.