Cómo utilizar Microsoft Outlook con eficacia

Microsoft Outlook es una herramienta de software de gestión de correo electrónico. Además de enviar y recibir correo electrónico, el programa permite a los usuarios para clasificar sus correos electrónicos a través de carpetas de archivos especiales, organizar sus contactos, enviar correos electrónicos en masa a las listas designadas de contactos, adjuntar archivos y correos electrónicos de marcas en función de ciertos criterios. Al tomar tiempo para organizar rigurosamente Outlook, los usuarios pueden presentar de manera efectiva, ordenar y recibir correos electrónicos de varias cuentas de correo electrónico de todo en un solo espacio, ahorrando tiempo y esfuerzo.

Instrucciones

1 Seleccione las cuentas de correo electrónico de Outlook que desea acceder. Agrupar las cuentas de correo electrónico en cualquiera de trabajo o asuntos personales; mientras Outlook puede manejar tanto, el método más eficaz es la de separar estos en dos tipos distintos. Introduzca la información del servidor para cada una de estas cuentas en Outlook para que pueda comenzar a recibir y enviar correos electrónicos.

2 Identificar una lista de personas u organizaciones en contacto habitualmente. Introducir esta información en la sección "contactos" de Outlook. Crear carpetas con el nombre después de cada individuo u organización por lo que puede presentar electrónicos enviados y recibidos. Empaquetar las carpetas en su caso; para un negocio, crear carpetas que contienen el "Proveedores" o "clientes". Inserte carpetas individuales para "Proveedor A" en la carpeta grande "Proveedores". Repita este paso para cada agrupación como sea necesario.

3 Archivar correos en un horario regular. Determinar este horario por el volumen de correos electrónicos recibidos; una empresa típica debe archivar aproximadamente cada dos meses.

Consejos y advertencias

• Cuando se utiliza correctamente, Outlook funciona como una herramienta de comunicación, lo que le permite realizar un seguimiento de toda la correspondencia entre las partes en cuestión de segundos. Sin embargo, no todas las empresas están organizadas exactamente de la misma manera. Aunque la mayoría de las empresas se benefician de la organización de sus mensajes de correo electrónico por los "Proveedores" y "clientes", algunas empresas pueden beneficiarse de la organización de sus mensajes de correo electrónico por asunto, ubicación geográfica u otro término específico de la industria.