Consejos para un sistema de archivo electrónico

Los sistemas de archivo utilizados para organizar los documentos de papel tradicionales, como el código de colores y pestañas no siempre bien transferir a los documentos electrónicos computarizados. Hay una serie de consejos que puede utilizar para superar estas limitaciones electrónicos para hacer que su sistema de archivo informático superior a su método de trabajo. Poner estos consejos para el uso puede ayudar a mantener un disco duro limpio, organizado en el que cada archivo es fácil de encontrar.

carpeta de documentos

Es importante mantener las carpetas y los archivos que contienen en una ubicación central. Esto hace que sea mucho más fácil para localizar el documento que necesita en el momento oportuno. La mayoría de las computadoras vienen con un software que tiene ya sea un "archivo de documentos" o "Mis documentos". Este es un buen lugar para crear carpetas de archivos para las diferentes categorías de archivos que tienes, con los archivos individuales organizadas dentro de la carpeta correspondiente.

No crear más carpetas de lo que necesita en el directorio de documentos. La gente a veces pasan mucho tiempo en crear carpetas que se anticipa que necesitará en el futuro, sólo para eliminarlos en una fecha posterior. Debe ser sencillo y sólo crear carpetas que se necesitan inmediatamente para sus archivos, y luego permitir la estructura de archivos para crecer de forma natural, ya que se necesitan nuevas categorías de carpetas.

nombres coherente

Ya sea que nombre a los archivos o carpetas, es importante utilizar una convención de nomenclatura consistente cada vez. Si se separa palabras en los nombres de archivo con un guión o un guión en lugar de tener un espacio o una palabra larga, a continuación, asegúrese de hacerlo cada vez. Mantener todo el nombre de la misma manera le permite encontrar lo que busca con mayor facilidad, y también ayuda a otros a entender la estructura de su presentación.

Completa frente a la corriente

Guarde los documentos relativos a los proyectos o tareas completadas en una carpeta separada de los archivos que se relacionan con el trabajo en curso. Crear carpetas en "Mis documentos", titulado "actual" y "completo". Hacer esto reduce la cantidad de archivos que pueden necesitar ser buscado a través de encontrar un documento específico. Además, los archivos de la carpeta "completa" que ya no son necesarios se pueden almacenar en un CD-ROM o una unidad de disco extraíble para fines de archivo a largo plazo, lo que elimina la necesidad de que hagan almacenar en el ordenador. También es una buena idea para hacer periódicamente una copia de seguridad de todos los archivos en un disco extraíble.