Directrices del sistema de gestión de documentos

sistemas de gestión de documentos permiten a las organizaciones de organizar de manera lógica y eficiente de documentos, tanto física como digital. Como resultado, un sistema eficaz debe adaptarse a todos los diversos tipos de documentos.

bienes

Definir cuáles son los bienes que su organización tiene y cómo se utilizan. Esto ayuda a asegurar que el sistema de gestión de documentos seleccionados se adapte a sus necesidades.

formatos

Asegúrese de que los formatos de documentos, tanto físicos como digitales, son compatibles con cualquier sistema de gestión de documentos que busca implementar.

Conversión

Convertir formatos de documento si es necesario. Por ejemplo, el sistema de gestión de documentos puede requerir que todos los registros digitales pueden almacenar como archivos PDF (Portable Document Format).

Acceso

Crear un proceso que hace que sea fácil acceder a documentos están gestionando. Una interfaz popular para sistemas está utilizando la web para acceder a la información del documento.

Procesos y Procedimientos

Plan no sólo para la implementación de un sistema de gestión de documentos, pero ¿cómo se introducen nuevos documentos y mantenido. Un sistema de gestión de documentos sigue siendo útil sólo si tiene documentos añadidos según sea necesario.