Cómo crear un correo electrónico utilizando la información de un formulario de Access

Tirando de la información de una base de datos para insertar en un mensaje de correo electrónico es un proceso de dos pasos. En primer lugar, es necesario seleccionar la información de la base de datos y de salida en un formato transmisible a través de correo electrónico. A continuación, los datos se asocia automáticamente a un mensaje de correo electrónico junto con cualquier otro contenido deseado y se envía. Existen múltiples formatos, incluyendo una hoja de cálculo, de texto o una versión PDF, con el tipo de PDF es el más utilitario, siempre que el usuario no necesita manipular los datos recibidos.

Instrucciones

1 Abrir la información de base de datos Access que contiene desde el que desea crear un mensaje de correo electrónico. Por ejemplo, si está trabajando con una base de datos de miembros y tiene que enviar un correo electrónico con un recordatorio de renovación de miembros, es posible que desee adjuntar datos tales como la fecha de renovación y ascender junto con algo de texto repetitivo.

2 Resaltar los datos (en la ventana de base de datos que muestra la tabla con su información deseada) que se adjunta con el cursor, manteniendo pulsada la tecla "Shift" para seleccionar más de un elemento.

3 Haga clic en "Archivo" y "Enviar" en el menú superior. Seleccionar un formato de salida de la "Enviar un objeto como" ventana que se abre. Las opciones incluyen el más viejo formato Excel

(.xls), (.xlsx) formato de Excel 2007, un libro de Excel binario (.xlsb), HTML, PDF, formato de texto enriquecido (RTF), archivos de texto (* .txt) o un XPS elección. Usted tiene la opción de dar salida a "todos" o la "Selección". Puesto que usted ha hecho una selección, deje el botón que ya está marcada como es. De lo contrario, haga clic en "Todos" para enviar el contenido completo de la tabla. Haga clic en Aceptar."

4 Introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario o copiar y pegar desde la base de datos de acceso en el campo "Para:" campo en el software de correo electrónico que se abre. El campo de archivo adjunto enumera un archivo que contiene la información seleccionada. Añadir cualquier comentario adicional al texto del mensaje de correo electrónico y haga clic en "Enviar".

Consejos y advertencias

• Si selecciona HTML como un formato de salida, tendrá que elegir una plantilla HTML.
• Dependiendo de la configuración de seguridad de los destinatarios de correo electrónico, pueden no ser capaces de aceptar archivos ejecutables como los que terminan en ".exe". Usando el formato PDF es una manera más segura de lograr esta operación. Sin embargo, es posible obtener una advertencia de que una o más columnas son demasiado grandes para el formato, en cuyo caso tendrá que jugar con la base de datos.