Configuración de hojas de cálculo

hojas de cálculo de computadora, tales como Lotus 123, Microsoft Excel y OpenOffice.org Calc son las aplicaciones financieras que automatizan las hojas de papel tradicionales utilizadas por los contadores. Planificar las metas financieras para su aplicación antes de la creación de la hoja de cálculo. El diseño de su hoja de cálculo para explotar el poder de fórmulas y macros para automatizar los cálculos repetitivos en su aplicación. Utilice las herramientas de formato de texto, colores, tablas y gráficos para identificar tendencias de los datos y mejorar sus resultados impresos.

Instrucciones

1 Cargar y revisar las plantillas de hojas de cálculo o muestras incluidos con el software, o en la web, que pueden ser adecuados para modificar como modelo para su aplicación de hoja de cálculo. Conceptualizar los datos mientras que las filas de la hoja de cálculo y los criterios para la búsqueda y organizar los datos en forma de columnas. Las regiones, los meses, las divisiones y los gastos son ejemplos de categorías de columna comunes. Crear las columnas de la hoja de cálculo primera y construir fórmulas en las celdas hacia la parte inferior de las columnas para calcular, clasificar y resumir los datos. fórmulas copiar las columnas para crear cálculos que se ajustan automáticamente para recalcular los datos que se insertan dentro de las filas.

2 Insertar como muchas filas de datos según sea necesario para construir la hoja de cálculo y calcular los resultados. Revisión totales de las columnas de hoja de cálculo para asegurar que se vuelven a calcular los resultados de precisión de insertar filas adicionales de datos. Hojas de cálculo Excel en la automatización de tareas repetitivas. Diseño y poner a prueba la hoja de cálculo para que se vuelve a calcular los datos de forma automática y precisa a medida que inserta, editar y borrar los datos adicionales en filas. Mantener una estructura vertical de la hoja de cálculo, reduciendo al mínimo el número de columnas requeridas y la adición de tantas filas de detalle según sea necesario.

3 Escriba etiquetas descriptivas para sus títulos de las columnas para indicar claramente el propósito y la función de los datos. Utilice tipos de letra negrita y subraya para designar los encabezados de columna. Utilice las fuentes consistentes para los datos que no requieren cálculo y siguen las prácticas contables generalizadas mediante el formateo de las cantidades negativas con los soportes, el signo menos, o el color rojo. Ponga a prueba sus cálculos mediante la introducción de datos de la muestra. Guarde la hoja de cálculo como una plantilla antes de la introducción de datos.

Consejos y advertencias

• Crear tablas, gráficos y aplicar gradientes de color para descubrir y resaltar las tendencias en los datos. Prueba de la salida impresa de la hoja de cálculo, así como el aspecto visual en la pantalla. Guardar el diseño de la hoja de cálculo como una plantilla de modo que se puede actualizar fácilmente y se utiliza como una base para construir otras hojas de cálculo.
• Evitar las fórmulas que utilizan referencias de celda absolutas que no se ajustan automáticamente al insertar filas adicionales de datos. Minimizar el número de hojas separadas de trabajo o libros de trabajo dentro de un solo archivo de hoja de cálculo. Utilice las regiones de datos dentro de una sola hoja de cálculo en la mayor medida posible para aumentar el rendimiento.