Mailmerge en Excel Word 2003 Instrucciones

La gente a menudo realizan tareas repetitivas en Microsoft Office en una base diaria. Por ejemplo, es posible que encuentre que necesita para utilizar Microsoft Word para enviar una carta a varios destinatarios. En lugar de escribir manualmente la dirección en la parte superior de cada carta modelo, Microsoft Word 2003 le permite utilizar datos de direcciones de una hoja de cálculo de Microsoft Excel para crear una "combinación de correspondencia." Con esta característica, Word 2003 crea una letra de forma individual para cada destinatario, con la dirección correcta que se muestra en la parte superior de la carta.

Instrucciones

1 Comience con un documento de Word 2003 que contiene la información que desea cada documento en la combinación de correspondencia para contener. Aunque este artículo se centra en la creación de cartas, la combinación de correspondencia también puede crear otros tipos de artículos tales como etiquetas de correo. Coloque el documento que desea utilizar para la combinación de correspondencia.

2 Haga clic en el menú desplegable "Herramientas" en la parte superior de la pantalla. Vaya a "Cartas y correspondencia", y haga clic en "Combinar correspondencia". Aparece la ventana "Combinar correspondencia".

3 Haga clic en "Cartas", y luego haga clic en el botón "Siguiente" (flecha derecha) en la parte superior de la ventana.

4 Haga clic en "Utilizar el documento actual," y luego haga clic en el botón "Siguiente".

5 Haga clic en "Utilizar una lista existente." Haga clic en el botón "Examinar" y navegue hasta la ubicación de la hoja de cálculo de Excel que contiene los datos de dirección que desea utilizar. Aparece una nueva ventana titulada "Destinatarios de combinar correspondencia". La ventana muestra todos los nombres y direcciones que aparecen en la hoja de cálculo Excel.

6 Haga clic en la casilla de verificación junto a cada entrada que desea incluir en la combinación de correspondencia, o haga clic en el botón "Seleccionar todo" en la parte inferior de la pantalla. Haga clic en el botón "Siguiente".

7 Haga clic en "dirección de bloque". Aparece una nueva ventana titulada "Asignar campos". Utilice los menús desplegables en la ventana para que coincida con cada una de las partidas requeridas tales como "Nombre" y "Apellido" con las columnas en la hoja de cálculo. Haga clic en el botón Siguiente. Aparece una ventana de confirmación final, lo que le permite una vista previa de lo que la combinación de correspondencia se vería completado.

8 Haga clic en las flechas de doble-dobles izquierda y derecha para comprobar la vista previa para cada destinatario en la lista para asegurarse de que el resultado final se verá la forma en que lo desee. Haga clic en el botón "Siguiente" para completar la combinación de correspondencia.