Cómo crear una oficina sin papeles Inicio

La creación de una oficina en casa sin papel le ayudará a transformar un espacio de trabajo desordenado en una agradable. Sin notas adhesivas que viven en el monitor y las pilas de papeles para ordenar a través de todos los días, usted se encontrará haciendo un trabajo más efectivo en vez de mirar por ella. Mientras que algunos documentos originales tiene que almacenarse en forma de papel, la mayoría de los documentos y notas pueden ser fácilmente y con seguridad digitalizada.

Instrucciones

La organización del Libro

1 Eliminar cualquier y todos los blocs de notas, pequeños trozos de papel, tarjeta y cualquier otro documento de su alcance inmediato. Regalarlos a otras personas o para los niños. O utilizarlos en otras habitaciones de la casa donde usted los necesita. Al eliminar el papel de su alcance inmediato, va a ayudar a romper el hábito de escribir demasiadas notas y crear montones de papel. Cuando deja de depender de papel, sus gastos de oficina disminuirán, usted estará ayudando al medio ambiente, y su escritorio serán inmediatamente busque más ordenado.

2 Organizar los documentos existentes mediante la recopilación de todos ellos juntos. Amontonar todos los documentos que se encuentran actualmente en el escritorio, incluso las notas adhesivas que decoran su teléfono monitor de ordenador y oficina en casa. Ordenar a través de la pila y organizar cada pedazo de papel en una pila apropiada. Por ejemplo, números de teléfono, direcciones y nombres de usuario, direcciones de sitios web, y las contraseñas y códigos PIN todos pueden ir en una pila.

3 Hacer otro montón de papeles obsoletos que no necesitas. Estos pueden ser reciclados o triturados y reciclados. Algunos papeles es probable que no hay que tener son los recibos de comestibles, viejas garantías, manuales de instrucciones de los productos que ya no le pertenece, cualquier póliza de seguro de automóvil que no es su política actual, los recibos de compras que ya no pueden ser devueltos y que no son gastos de oficina . facturas de servicios antiguos también pueden ser reciclados.

4 Hacer un montón de exploración para los papeles que usted no necesita en este momento, pero hay que mantener. Estos pueden ser documentos que pueda necesitar para hacer referencia a en el futuro, pero que no necesitan los originales. Por ejemplo, todos estos documentos pueden ser escaneados y guardarlos en el ordenador: estados de cuenta bancarios, documentos de inversión, las declaraciones de impuestos (IRS acepta documentos en línea ahora), y recibos. Los recibos pueden ser escaneados y organizados en archivos digitales, liberando una gran cantidad de espacio de oficinas.

5 Almacenar documentos originales, importantes en una caja de seguridad pequeña o seguro. Almacenar los documentos y papeles originales que no pueden ser fácilmente reemplazados. Incluir certificados de nacimiento, títulos de automóviles, documentos notariales, testamentos, documentos de divorcio, o cualesquiera otros documentos vinculantes, legales. Estos documentos importantes serán todos ahora a salvo, fuera de la vista y bien guardados en un solo lugar.

6 Para las ideas, las obras en curso y listas de tareas pendientes, hacer una pila de prioridad. Separar los papeles a casa desde el papel de trabajo si eso se aplica.

Opciones de almacenamiento digitales

7 Determine si desea utilizar el ordenador, un servicio basado en la web de almacenamiento, CD o un disco duro de copia de seguridad para guardar sus documentos digitales. Esto dependerá de la cantidad de documentos que necesita para almacenar, el grado de seguridad que tienen que ser, y quién más en su oficina en casa necesitará acceder a los documentos.

8 Escanear documentos importantes con el escáner del ordenador. Guárdelos en carpetas de la computadora organizados en su computadora. Utilice una copia de seguridad de disco duro si necesita más espacio de almacenamiento. Para los documentos compartidos o documentos basados ​​en la web, considere un sitio web gratuito o de almacenamiento de documentos bajo costo.

9 Crear una lista de prioridades para su oficina en casa. La lista de prioridades incluirá las ofertas, las obras en curso y listas de tareas pendientes, y otras notas importantes que hay que ver ahora mismo. La lista de prioridades puede ser creada usando una aplicación almohadilla adhesiva en su ordenador, un bloc de notas ordenador, o incluso un programa de procesamiento de textos. Escriba toda la información de sus notas y listas de tareas pendientes en este documento. Esta lista debe vivir en su escritorio y siempre debe estar abierta. Cuando se tiene una nueva idea, o un elemento para añadir a la lista, no llegan a las notas adhesivas. Escribirlo en la lista y guardarlo a menudo.

10 Reducir al mínimo la cantidad y la frecuencia de impresión de documentos. Email documentos a sí mismo u otras personas cuando tienen que compartir un documento en el ordenador. Utilizar un servicio gratuito en línea recordatorio para realizar un seguimiento de información importante o incluso una lista de la compra.

11 Reducir las declaraciones de los clientes y su facturación, apoyándose en métodos digitales siempre que sea posible. Cambiar todas las facturas de servicios de oficina en casa a las declaraciones en línea, y la solicitud para dejar de recibir estados de cuenta impresos. Esto puede ayudar a mantener su oficina en casa sin papel.

Consejos y advertencias

• La creación de una oficina en casa sin papel tomará algún tiempo.
• Tomar medidas, escanear o presentar cualquier documento inmediatamente.
• Dejar espacios plana, limpia libre de papel.
• Obtener un escritorio más pequeño para animar menos pilotes papel.
• Abrir el correo a través de la papelera de reciclaje, descartando inmediatamente sobres y materiales de marketing.
• No caer en viejos hábitos de estorbar encima de su oficina en casa con papel adicional.