Las ventajas de un sistema de gestión de archivos

A medida que su negocio se mueve en una época de la distribución digital, tendrá que decidir si debe o no hacer el cambio de un sistema de presentación en papel a un sistema de gestión de archivos digitales. Al hacer el cambio a un sistema de archivo totalmente computarizado puede parecer intimidante, las marcadas ventajas de tener un sistema de archivo digital han influido a muchos a hacer la transición.

Costo reducido

Debido al costo de alquiler para almacenar la documentación, archivo digital comience a pagar por sí mismo tan pronto como se aplica. Como no hay ningún papeleo física, los costes de manipulación y la transferencia de documentos de ida y vuelta se reduce considerablemente. Esto también permite que los documentos que deben ser almacenados como papel para presentarse en lugares pequeños y menos costosos.

Va verde

La reducción de la huella de carbono de su negocio puede ser un factor importante para llegar a la base de consumidores verde-importados de hoy. Se puede mejorar en gran medida la imagen de la empresa, dar beneficios fiscales y reducir el costo de los suministros. Un sistema de archivo digital puede cambiar positivamente todo el trabajo preliminar para un negocio, y el cambio a un sistema más "verde" puede dar amplias oportunidades de publicidad.

Flujo de trabajo más suave

Recuperando copias impresas de los documentos presentados y almacenados físicamente puede ser un proceso largo, que está abierto a un error humano, problemas de seguridad y la pérdida física. Este no es el caso con un sistema digital. En cuestión de segundos, un documento puede accederse en el mostrador de la persona que lo necesite. Esto se traduce en un período más corto de trabajo, lo que permite un progreso más rápido y más tiempo para el desarrollo de proyectos.

Seguridad superior

Mientras que un sistema de presentación en papel tradicional puede ser abierto y examinado por cualquier persona con acceso a la misma, un sistema de archivo digital puede proporcionar diferentes niveles de protección que pueda mantener los documentos confidenciales. El uso de contraseñas, especifique las carpetas para diferentes usuarios, cifrado de datos y pistas de auditoría que le permiten mantener un registro de quién ha accedido a qué archivos y cuando, un sistema de gestión de archivos puede guardar sus documentos mucho más seguro.

fiable de archivado

los expedientes y documentos pueden ser destruidos a través de más manipulación, daños por incendio, daños por inundaciones y otros desastres naturales. Puesto que los datos pueden ser almacenados en los servidores de cualquier parte del mundo, puede archivar sus documentos de negocio de forma segura sin tener que insistir sobre el potencial daño a la propiedad. También puede hacer que su portátil de datos archivados, usando cosas como discos duros extraíbles, memorias USB y CD.