Las desventajas de digitalización de documentos

La digitalización generalizada de documentos ha creado nuevas oportunidades para el almacenamiento de datos en ordenadores y el intercambio de información con personas en lugares distantes. Al mismo tiempo, se plantea una serie de retos que deben ser considerados cuidadosamente por los responsables de establecer las políticas de reproducción de documentos. Algunos de los retos que plantea son tangibles y se pueden ver en el muy corto plazo; otros son intangibles y son sólo aparentes en el largo plazo.

El daño a los documentos frágiles

Scanning representa un peligro tangible a los documentos frágiles, que son fácilmente dañados en el proceso de manipulación y aplanamiento de ellos sobre las superficies de vidrio de escáneres. El análisis también puede dañar los documentos frágiles mediante la exposición a una luz intensa, que se sabe que es perjudicial para el papel. De acuerdo con el Fondo Internacional de Gestión de Documentos: "La mejor acción es hacer una copia maestra del documento original y utilizar esa copia para hacer copias adicionales, en lugar de copiar el original en varias ocasiones."

El daño a los volúmenes encuadernados

Muchos escáneres pueden causar un daño irreparable a los lomos de los volúmenes encuadernados, ya que los volúmenes más consolidados no pueden ser tumbadas sin sufrir daños. Ciertos escáneres modernos permiten volúmenes encuadernados a ser escaneados en una posición boca arriba y compensan la página de curvatura, pero estos escáneres son caros y no se utilizan ampliamente. El Archivo Nacional de Estados Unidos ha emitido una prohibición total de la digitalización de volúmenes encuadernados.

Disminución de los Derechos de Propiedad Intelectual

Al escanear un documento raro y ponerlo a disposición en un sitio web, se corre el riesgo de que alguien se apropie del archivo y usarlo para sus propios fines. Incluso si el documento escaneado no se pone a disposición en un sitio web, el servidor en el que reside puede ser hackeado y el documento robado. En cualquiera de los casos, la exploración expone su propiedad intelectual para el robo y el abuso. Si la imagen escaneada está en un sitio web, se puede añadir una marca de agua digital visible (como "Propiedad de XYZ Studios") a la imagen. Una palabra de precaución está en orden: Un sello propiedad que se añade a una imagen digital se puede quitar de forma digital.

Peligro de obsolescencia digital

Como cualquiera que haya descubierto un disquete de edad y tratado sin éxito de leerlo sabe, no hay garantía de que el hardware y el software para ver el documento escaneado estará disponible en el futuro. Este problema, conocido como "la obsolescencia digital", ha sido objeto de mucha discusión por los bibliotecarios y archiveros. La solución obvia es actualizar los archivos a la última generación de normas de almacenamiento de datos en una base continua.