Diferencia entre la base de datos Access Software y recaudación de fondos

La principal diferencia entre el programa de Sistema de Gestión de Donantes (DMS) de acceso y una base de datos de software de recaudación de fondos dedicado, o es similar a la diferencia entre un camión cargado de material de construcción para construir una casa y una casa que ya está construido.

El acceso, con una programación de unos minutos, se puede configurar para realizar el seguimiento de la recaudación de fondos muy rudimentario para un donorbase limitado. Para que coincida con la facilidad de uso y las funciones especializadas de un SGD off-the-shelf un programador de base de datos Access podría pasar cientos de horas en la configuración y todavía habría que carecen de algunas características.

costos

sistemas de gestión de donantes varían en precio desde varios cientos de dólares para las pequeñas sin fines de lucro con varios cientos de donantes hasta más de $ 20.000 para el seguimiento de las grandes instituciones millones de dólares y cientos de miles de donantes. Todos los DMS tienen algunas características en común que serían difíciles de duplicar con Access.

Los registros de donantes

Creación y modificación de registros de donantes es el corazón de cualquier sistema de DMS. Sabiendo que los donantes son, y tener acceso a su información es vital en la recaudación de fondos. Con la cultura en proceso de cambio en relación con las relaciones y de vida a la flexibilidad es la clave para introducir la información correcta. El seguimiento de la información para los dos cónyuges, junto con otros donantes que pueden vivir en el hogar puede abrumar rápidamente en una base de datos Access sencilla.

Seguimiento de regalo

Hacer regalos y seguimiento pueden tener una docena o más variables que deben tenerse en cuenta. Suaves regalos, duro, o prometidos se registran por separado, y la codificación para el origen de la donación y el fondo dirigido deben introducirse de manera apropiada. Los nuevos códigos pueden tener que ser creados sobre la marcha, y los códigos antiguos modificado. A la espera de una recodificación de Acceso a hacer esto puede retrasar considerablemente la entrada de datos.

carta Generación

Los mejores DMS permiten un fácil "gracias" generación carta. Tirando de la información de una variedad de fuentes y el uso de una de las muchas plantillas pre-existentes, las letras de los donantes se pueden generar que parecen hechas a medida para cada donante y el regalo. El acceso puede ser programado para hacer algo similar, pero modificando el proceso para tener en cuenta, las nuevas estructuras de información o letra adicional puede significar la modificación de la programación interna.

La segmentación

La segmentación de la donorbase, o la elección de quién se envía por correo, que la carta de solicitud dependiendo de su historia pasada dando, es un crujido intensivo del sistema de información que requiere mezclar y combinar el carácter reciente, la frecuencia y la cantidad monetaria de regalos para los donantes, sin duplicados superpuestos donantes en los mismos hogares. Debido a que la elección de qué variables de donantes se añaden a la segmentación puede cambiar con cada nuevo correo de un programa creado en Access no puede tener la flexibilidad necesaria.

Un consejo final

De acuerdo con sopa Tech, que proporciona información tecnológica para organizaciones no lucrativas, una palabra responde a la pregunta sobre la creación de un programa de base de datos de donantes personalizado desde una base de datos como los programas de acceso. Su consejo es "no hacer". Consideran que no vale la pena el esfuerzo cuando hay tantos buenos programas disponibles en este momento que proporcionan nada una organización no lucrativa puede desear.