Cómo importar y actualizar el inventario en QuickBooks

Las pequeñas empresas que tienen una gran cantidad de artículos para la venta puede ser un poco reticentes a utilizar un programa de QuickBooks para ayudar con su contabilidad por temor a tener que introducir cada artículo individualmente en la lista de elementos. Como siempre que tengan el programa Microsoft Excel en sus equipos, sin embargo, poner artículos en QuickBooks es tan fácil como cortar y pegar. Mantener actualizado el inventario es un poco más de trabajo, pero es una simple cuestión de saber dónde se encuentra el informe de la derecha y de cómo cambiar los números en el informe.

Instrucciones

1 Active la función de inventario en el archivo de compañía QuickBooks. Si durante la "Entrevista paso fácil," no se especificó que su empresa tiene un inventario, tendrá que activar esta función. Haga clic en el botón "Editar" en la barra de menú superior y vaya a la pestaña "Preferencias". Buscar la pestaña "Elementos y de inventario" y haga clic en él. Abrir la pestaña "Preferencias de la empresa" con un clic y marque la casilla superior denominada "Inventario y órdenes de compra están activos." Haga clic en "OK" y QuickBooks se cerrarán todas las ventanas abiertas para que este cambio en su escritorio.

2 Haga clic en el botón "Excel" en la parte inferior central de la pantalla y un pequeño menú se abrirá con dos opciones para la importación de artículos de inventario. El primero es el "Pegar desde Excel", y el segundo es "Los productos de importación." Se podría utilizar el primero si el archivo de Excel está en el mismo equipo que el archivo de QuickBooks. Se podría utilizar el segundo si tiene que importar el archivo de Excel desde una unidad flash o un CD-ROM. Haga clic en el botón "Pegar Desde Excel" y se abrirá una ventana ..

3 Crear o modificar su archivo actual de Excel con los objetos que en él. El pegar es la parte fácil, pero las columnas debe coincidir con la forma en la plantilla de QuickBooks. No debe ser de 12 columnas en las que se especifica la información y deben ser etiquetadas de izquierda a derecha. No es el "Nombre", "Subitem", "Costo", "precio de venta", "Costo de Ventas cuenta", "proveedor preferido", "Cuenta de Utilidad", "Cuenta de activos", "Reordenar Point", "Total valor "," Número de pieza del fabricante "y finalmente" en la mano ".

4 Rellene cada campo en el archivo de Excel para cada elemento. El "Subitem", "Vendedor preferido" y "referencia de fabricante" "" Valor Total "se puede omitir en este momento para acelerar el proceso.

5 Elija la opción "Lista" correspondiente en el cuadro esquina superior izquierda y elegir ", el inventario de partes." Manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, resalte todos los elementos de arriba a abajo y de izquierda a derecha y mantenga pulsado el botón "C", "CTRL" y copiar este texto. No resaltar los títulos en la parte superior de la página de Excel. Haga clic en la primera casilla de la opción "Agregar / Editar múltiples entradas de la Lista" pantalla en QuickBooks y mantenga presionado "Ctrl" y "V" para pegar los elementos en la hoja de cálculo.

6 Hacer correcciones a la lista de artículos de inventario. tendrán que ser introducidos manualmente o encontrada a otra cuenta que ya está en QuickBooks temporalmente cualquier cuenta o artículo que aparece en rojo. Por ejemplo, si la cuenta que desea utilizar para la cuenta de ingresos no se ha creado en QuickBooks, usted tendrá que hacerlo para salvar a todos estos elementos. Si la mayoría de los elementos pegados son rojos, eliminar la información contenida en esas columnas e introduzca la información de forma individual después. Haga clic en el botón "Guardar cambios" en la esquina inferior derecha de la pantalla y que haya terminado la tarea.

7 Haga clic en el icono con la etiqueta "Ajuste cantidad disponible" para cambiar las cantidades de inventario después de un conteo físico ha confirmado la cantidad real de inventario. Una ventana de hoja de cálculo con cada elemento de inventario en él se abrirá. Si el número en la columna "Cantidad actual" no coincide con el recuento real, introduzca la cantidad real en la columna "Nuevo Cantidad". QuickBooks calculará la diferencia y el valor de la pérdida o ganancia. Tipo en el término "ajuste de inventario" en la casilla denominada "Cuenta de Ajuste" y QuickBooks asignará la pérdida o ganancia de esta cuenta en el balance general.

Consejos y advertencias

• Tenga en cuenta que algunas versiones anteriores de QuickBooks pueden requerir la descarga del kit de herramientas de Excel y CSV QuickBooks importación, disponible en la página web de soporte de Intuit.