Cómo escribir un correo electrónico de negocios para una orden incorrecta

Incluso los negocios más precisos cometen errores de vez en cuando. Una tasa de precisión del 99,9 por ciento significa que el orden es incorrecto 0,1 por ciento del tiempo, ya sea gracias a un error de computadora, simple error humano de edad, o alguna mezcla de los dos. Si su proveedor le envió accidentalmente demasiados widgets o componentes que son demasiado pequeños, es necesario ponerse en contacto con ellos para comenzar el proceso de corregir el error. Escribir un correo electrónico de negocios para un orden incorrecto sigue el mismo esquema general que cualquier otro correo electrónico de negocios.

Instrucciones

1 Incluir un asunto claro. Un título como "artículos incorrectos se recibió para la orden 21109" permite al destinatario saber lo que el correo electrónico está a punto antes de que ella lo abre.

2 Saludar a la otra persona y utilizar un tono respetuoso en todo el correo electrónico. A pesar de que las órdenes incorrectas pueden ser frustrantes, no hay razón para ser descortés, y correos electrónicos de negocios deben ser escritos con educación.

3 Explicar el asunto con claridad. Enumerar tantos detalles como sea posible. Incluir el número de orden de compra, el número de albarán de entrega, la fecha de recepción, el que ha pedido comparación con lo que realmente recibió - cualquier cosa que pueda ayudar al proveedor a identificar el problema en su extremo y acelerar el proceso de sustitución.

4 Mencionar que va a añadir un archivo adjunto si estás hacerlo. Escaneado de documentos incorrectos o tomar fotos de la discrepancia puede ayudar a su reclamo, pero dejar que la otra persona sepa que están incluidos es etiqueta básica de correo electrónico empresarial.

5 agradecerles por su tiempo al final e incluir una línea de cierre de cortesía, tales como "Regards" o "Esperamos contar con que el próximo jueves." Asegúrese de que su firma incluye los datos de contacto que el destinatario puede utilizar si necesita obtener una bodega de usted.

6 Seguimiento si no se ha recibido respuesta en tres o cuatro días.

Consejos y advertencias

• Asegúrese de que está enviando un correo electrónico a la persona adecuada. En las grandes empresas, las personas a menudo han definido claramente los roles. Su punto de contacto normal no puede manejar las correcciones de orden.