¿Qué es la combinación de correspondencia de Word 2007?

Combinar correspondencia de Word 2007 es un conjunto de recursos en la pestaña "correspondencia" de Word para convertir un documento único, genérico como una carta modelo en varios documentos con información específica, como un destinatario. Estos recursos incluyen el documento original que se particulariza, los códigos de campo que la Palabra se llena con datos específicos, el archivo de datos que disponían que los datos específicos y el asistente de fusión para guiar a los nuevos usuarios a través del proceso de fusión.

La letra A partir

La carta de partida u otro documento genérico tiene la mayor parte del contenido de la final, cartas combinadas. Usted puede escribir cualquier cosa en la carta que lo haría para otros documentos de Word. También puede utilizar cualquiera de Word 2007 de herramientas de formato y gráficos, como WordArt y bloques de construcción. La única diferencia entre el documento principal de combinación y un documento de combinación no es de correo es los códigos de campo del documento de combinación.

Códigos de campo

códigos de campo son los dispositivos que permiten girar Palabra de texto genérico en un texto específico. Por ejemplo, pueden convertir el texto "Estimado Beneficiario << >>" en "Estimado Dr. Jones", "Estimada Sra Lane" y "Estimado compañero americano". El código de campo se parecen a este campo muestra la primera vez que los inserta en un documento de combinación: "« destinatario »." Su verdadera apariencia, sin embargo, toma esta forma: "{MERGEFIELD} destinatario." Se puede ver que la forma con la tecla "Alt" y "F9" simultáneamente en una carta con los códigos de campo de combinación.

Así es como los códigos de campo trabajan en una combinación de correspondencia: el autor de la carta, ya sea de forma manual o mediante el uso de insertos asistente de fusión de la Palabra 2007 códigos de campo en el documento maestro en el que quiere que los datos genéricos para cambiar a una parte específica de datos, como la ya mencionada "Estimado << >> Beneficiario "ejemplo. A continuación, se carga una fuente de datos que suministra la información específica para reemplazar el "Beneficiario << >>" código de campo. Se lleva a cabo la fusión a través del Asistente para combinar o mediante el botón "Finish & Merge". Word inserta los datos del archivo de datos en el "Beneficiario << >>" código de campo para cada destinatario almacenado en el campo de datos, por lo que un nuevo documento para cada destinatario. Los documentos resultantes muestran el nombre del destinatario específico en lugar del código de campo.

El archivo de datos

El archivo de datos contiene los datos que reemplazará a los códigos de campo de combinación en el documento original. Estos datos pueden ser cualquier parte de una carta o documento, pero es más a menudo que los destinatarios de la carta. Otros datos con los que Word puede convertir un documento genérico en una específica incluyen la dirección del destinatario y el texto financiera para las letras colecciones. Por ejemplo, "Por favor, remitir << >> Amount_owed para evitar acciones legales." El archivo de datos en sí mismo puede ser uno de varios formatos, incluyendo otro documento de Word en el que un usuario de Word ha almacenado datos en una tabla. hojas de cálculo Excel son otra opción común para los archivos de datos.

El mago

Asistente para combinar la palabra de 2007 dirige el autor de la carta a través de cada paso del proceso de fusión de la letra, de escribir la carta a la creación de los datos a la fusión y la terminación de los documentos finales. Se le pide y consulta el usuario a través de un hipervínculo de texto en un panel de navegación que Word muestra después de que el autor de la carta hace clic en el botón del asistente. El asistente le da la letra escritor varias opciones, que se distribuyen a través de las fases del proceso de fusión. Una opción permite al autor de la carta a elegir qué campos de combinación para insertar en la carta original.